Pechiney gère son intranet documentaire avec Verity

Le groupe français Pechiney, spécialiste de l'aluminium et des produits d'emballage, a opté dès 1997 pour les solutions de gestion documentaire de Verity. Après avoir mis en place le moteur de recherche "SE" pour un département particulier, le groupe français décide en 2000 de lancer un intranet documentaire reposant sur l'application Portal One du même éditeur.

L'homogénéisation des sources documentaires
"En 1997, l'objectif était d'enrichir une application de gestion documentaire (développée en interne) avec un moteur de recherche", commence Anne-Marie Libmann, responsable du service Business Information de Pechiney. "La plate-forme en question se destinait alors à la direction de la stratégie de l'aluminium". Objectif affiché : offrir à ce département un outil unifié d'information, d'archivage et d'indexation - destiné à nourrir, par exemple, des analyses de marché.

Précédemment, la documentation de ce service était constituée de sources hétérogènes : avec d'une part une base de données centralisée, et accessible uniquement à des documentalistes professionnelles, et d'autre part de grosses documentations papier développées par chaque utilisateur. "Il en résultait une perte d'énergie importante due à une absence de partage entre clients", ajoute Anne-Marie Libmann. Une problématique à laquelle le produit Verity a apporté une première réponse en homogénéisant l'accès à l'information, et en systématisant son partage. "Le projet a également nécessité de convaincre les utilisateurs de la performance de la solution", précise Anne-Marie Libmann, tout en indiquant qu'une telle démarche est souvent nécessaire pour débloquer certains freins au changement.

Une solution adaptable à des thématiques spécifiques
Selon Anne-Marie Libmann, la sélection du moteur de recherche de Verity se justifie à plus d'un titre : capable de s'adapter à une ou plusieurs thématiques techniques, il s'intègre aisément à un environnement technologique hétérogène. "En tant que prestataire interne dans le domaine de la gestion documentaire, nous nous devions d'offrir un produit adaptable aux réalités de chaque département client", précise Anne-Marie Libmann.

Côté méthodologie, le déploiement de la solution a nécessité un travail linguistique préalable de deux jours. Prise en charge par un spécialiste du traitement de l'information, cette étape consiste dans l'élaboration d'un dictionnaire de concepts techniques (termes et expressions), puis dans la définition de liaisons sémantiques entre ceux-ci. Objectif : optimiser l'analyse contextuelle d'une requête en mode plein texte en fonction du domaine technique des utilisateurs. "Une phase nécessaire pour répondre à la vision complexe de nos métiers en matière de recherche d'informations techniques", ajoute Anne-Marie Libmann. En s'appuyant sur les retours d'expérience des utilisateurs, un suivi au quotidien contribue ensuite à affiner cette approche.

L'évolution vers un intranet documentaire
C'est en 2000 que Pechiney décide de coupler la solution de recherche lancée précédemment à un intranet de gestion documentaire. Satisfait de sa première expérience avec Verity, le groupe décide d'appuyer ce nouveau projet sur le produit Portal One du même éditeur. "Notre but était alors de concevoir un outil de gestion documentaire plus complet, qui pourrait être adapté à plusieurs départements", précise Anne-Marie Libmann. Au programme : le couplage du moteur de recherche… avec un annuaire thématique, fonction principale du produit Portal One. Et là aussi, le service de documentation doit travailler main dans la main avec ses départements/clients pour concevoir des catégorisations en fonction des diverses problématiques métier.

"Cet outil offre une nouvelle manière de concevoir l'archivage et les recherches, car il permet de lancer des requêtes par catégorie", insiste le porte-parole de Pechiney. Autres fonctionnalités de Portal One utilisées : la recherche de documents similaires, et la recherche avancée (par titre, date, source, etc.). "Nous utilisons également l'option de personnalisation des interfaces, ajoute Anne-Marie Libmann. Il s'agit d'un point important pour les départements qui doivent pouvoir se reconnaître dans leur environnement documentaire".

L'importance de l'architecture de l'annuaire
Déployé en 3 à 4 mois par l'intégrateur Qwam, l'intranet de Pechiney est aujourd'hui utilisé par deux services du groupe. "Et dans le futur, il devrait être étendu à d'autres départements", précise Anne-Marie Libmann. Reposant actuellement sur une machine centrale (tournant sous Windows NT), la solution indexera bientôt directement les fichiers stockés dans les répertoires des machines utilisées par les services.

A l'attention des entreprises qui désireraient se lancer dans un tel projet, Anne-Marie Libmann conseille de porter une attention particulière à l'architecture de l'annuaire. "Un travail qui a des conséquences directes sur l'ergonomie du système, et donc la performance d'une recherche", conclut-elle.