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| Comment
Beghin Say rassemble l'activité de ses sites français
dans un portail |
| Le portail français de la multinationale, à vocation décisionnelle, doit aider l'individu à se situer dans l'entreprise. (Lundi 22 juillet 2002) |
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En janvier 2000, Beghin Say a
décidé de se lancer dans la construction
d'un portail pour l'ensemble de ses 13 sites français.
Ce projet a finalement vu le jour en avril 2001. Après
un an d'activité, et alors que le portail Callisto
est en phase terminale d'ajustement, il est l'heure de
faire un premier bilan.
Portail
décisionnel
Le projet Callisto,
concrétisé par la création du portail,
avait à l'origine un double objectif. Le premier
était la refonte des organisations (logistique,
back-office achats, négociations des achats...)
afin de se doter d'un pilotage par objectif. L'autre était
la refonte totale du système d'information. Jusqu'alors
100% propriétaire, la société souhaitait
passer en SAP. Ce projet d'envergure (13 sites, 650 utilisateurs
potentiels) était directement mandaté par
la Direction Générale. Patrick Duquesne,
DSIO de Beghin Say, en est le responsable. Il revient
sur la problématique à l'origine du projet.
"A l'origine de Callisto, il y a une problématique
de conduite de changement très forte. Centrée
autour de l'individu dans l'entreprise, cette problématique
se décline en deux thèmes : quel est son
rôle, aujourd'hui et demain, dans l'entreprise ?
Avec quels outils doit-il dorénavant travailler
? C'est la gestion de ces deux changements qui a amené
l'idée de portail, le but étant de fournir
à l'utilisateur un portail de type décisionnel.
Il doit donner aux utilisateurs les informations nécessaires
à l'accomplissement de leurs tâches quotidiennes
d'une part, et d'autre part les doter d'outils leur permettant
de mieux accomplir ces tâches".
Mise
en oeuvre progressive
Beghin, à
la fois maître d'ouvrage et maître d'oeuvre,
a travaillé avec deux assistants : Ernst &
Young pour l'ouvrage et SAP pour l'oeuvre. Le rôle
de SAP, pendant les 15 mois de la mise en oeuvre, a été
de créer un centre de compétences en interne
chez Beghin Say. Selon Patrick Duquesne, le contrat a
été rempli : "SAP a transféré
un maximum de compétences. nous sommes aujourd'hui
autonomes".
A l'heure actuelle 100 à 150 personnes (sur la
cible totale de 650) bénéficient de toutes
les possibilités offertes par le portail.
"Pour l'instant, seuls les services commercial et
de management ont accès à toutes les fonctionnalités
du portail", explique Patrick Duquesne. "A terme,
tout le monde est concerné. Nous sommes en phase
de déploiement pour le reste des utilisateurs".
L'entreprise souhaite également ajouter deux types
d'outils à la panoplie du portail. L'utilisateur
devra bénéficier d'un accès aux informations
externes à l'entreprise (exemple : les commerciaux
peuvent avoir besoin d'aller chercher des informations
concernant leurs clients ou des chiffres sur Internet).
Il aura également droit à des services intranet
(de type annuaire, communication interne...). Ces informations
"communautaires" sont importantes pour que l'utilisateur
se positionne dans la société pour laquelle
il travaille. "Ces deux nouveaux services devraient
être mis en place dans le courant de l'année
prochaine", assure Patrick Duquesne.
Le portail n'est
pas géré par un unique webmaster mais par
plusieurs personnes qui gèrent chacun un ou deux
intranet internes. Patrick Duquesne commente : "Nous
avons choisi de donner à la personne qui génère
l'information la responsabilité du contenu. De
cette manière, l'information est fiable, mise à
jour, et immédiatement validée".
Une
bonne acclimatation des utilisateurs
Le grand changement
engendré par la mise en place du portail a été
le déplacement de l'information du papier vers
l'écran. "Mettre en ligne et fiabiliser toute
l'information a été la principale difficulté",
précise Patrick Duquesne. "Il s'agit d'une
information business capitale, nous n'avions pas droit
à l'erreur". Il confie également que
quelques couacs ont accompagné les premiers mois
de l'utilisation du portail. Ils concernent principalement
l'appropriation des outils par l'utilisateur. L'entreprise
a malgré tout constaté une bonne réactivité
de la part des utilisateurs. L'aspect qualitatif est jugé
bon, toutes les informations sont en aujourd'hui en ligne.
"Le portail regroupe des outils ergonomiques et conviviaux
qui assurent sa réussite", dit Patrick Duquesne.
Il est difficile de juger l'impact exact de ce nouvel
outil sur l'activité de l'entreprise pour le moment,
mais une étude est en cours chez Beghin Say.
Le nouveau portail
de Beghin Say semble donc s'être rendu utile, voire
indispensable, aux utilisateurs. Le mise en place s'est
faite dans le temps, sans grande difficulté. Pour
Patrick Duquesne, le facteur clé de la réussite,
c'est de considérer que "ce genre de projet
est avant tout un projet humain, et non pas un projet
techno. L'aspect humain y est habituellement rarement
pris en compte, ce qui engendre de nombreux problèmes".
L'avenir de Callisto, c'est le basculement vers la nouvelle
offre Workplace de SAP l'année prochaine. Choisie
pour sa meilleure fédération des applications,
elle permettra entre autres d'intégrer des applications
étrangères à SAP.
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