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Management |
Questions-réponses
: le Sourcing |
Le point sur l'e-Sourcing, en particulier, souvent confondu avec d'autres notions, et ses avantages. (Mercredi 24 juillet
2002) |
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Le Sourcing vise à réduire
le coût général des achats, en automatisant les processus
concernés. Mais la notion, particulièrement
quand elle implique le canal Internet, est souvent confondue
avec l'e-Procurement (pour des raisons de similarité
d'objectif) ou avec l'Outsourcing (pour des raisons d'homonymie).
Voici quelques éléments pour y voir plus
clair.
Quelle
est la différence entre e-Sourcing et e-Procurement
?
L'e-Sourcing
a pour vocation d'optimiser l'amont de l'achat en standardisant
et automatisant la recherche, la sélection et la négociation
avec les fournisseurs. Il s'agit d'améliorer la qualité
de l'information de l'acheteur professionnel et l'augmentation
de sa productivité. Eventuellement, la négociation finale
peut prendre la forme d'une enchère inversée
en ligne. L'économie générée tient principalement à
la baisse des coûts d'acquisition. Le temps gagné dans
un cycle d'achat grâce à l'e-Sourcing pourra être consacré
à un autre achat.
L'e-Procurement gère les approvisionnements en visant
l'automatisation des commandes et des transactions.
L'e-Procurement s'appuie sur des catalogues en ligne,
appartenant à l'entreprise ou aux fournisseurs. L'objectif
principal est l'économie de processus.
Faut-il
choisir l'e-Sourcing
ou
l'e-Procurement
?
Ces deux solutions sont
en fait complémentaires. Pourtant, elles ne s'adressent
pas forcément aux mêmes entreprises. Un projet d'e-Procurement
n'est pertinent que pour les entreprises ayant un large
portefeuille d'achats indirects que l'on peut cataloguer.
Il nécessite de lourds investissements techniques, en
création et en maintenance des catalogues en ligne,
ainsi qu'en intégration de systèmes. Les budgets explosent
rapidement. Alors que l'e-Procurement permet d'automatiser
la commande et la transaction, l'e-Sourcing s'attaque
au processus de contractualisation. L'amont de la signature
d'un contrat repose sur des processus standards que
la technologie permet d'accompagner : analyse des besoins,
évaluation de l'offre, identification et qualification
des fournisseurs, analyse du coût total d'acquisition.
Qu'est-ce que l'Outsourcing ?
e-Sourcing et Outsourcing
sont deux notions très différentes. L'Outsourcing
est traduit en français par le terme d'infogérance.
On utilise aussi le terme d'externalisation informatique
: il s'agit pour une entreprise de confier à une autre
la gestion de son système informatique. C'est une prise
en charge contractuelle, par un prestataire extérieur.
Dans l'e-Sourcing, l'argent gagné est le temps
économié et réutilisable. Pour
l'Outsourcing, il s'agit d'économie de moyens
déployés.
Quel
est le déroulement de l'achat "e-Sourcé" ?
La logique intrinsèque
est la même que l'achat soit automatisé par les nouvelles
technologies ou non. En revanche celles-ci permettent
d'accélérer certains processus. Le début du cycle commence
par la collecte des informations concernant l'achat
(questionnaires/interviews, base de données achat) qui
amène au choix de la stratégie (leviers d'optimisation,
lots et portefeuille cible, type de négociation). A
ce stade, les solutions d'e-Sourcing offrent un modèle
d'analyse multicritères, afin de dégager une liste de
fournisseurs motivés. Le cahier des charges est ensuite
optimisé: on fournit des grilles de cotation et d'analyse.
Ensuite viennent les négociations ou enchères. Une fois
les fournisseurs sélectionnés, l'e-Sourcing, grâce aux
enchères inversées en lignes (voir la question
suivante), offre un gain en temps et en organisation
indéniable. Le cycle finit avec la mise en place de
l'achat (contrats, indicateurs de performance, parts
de marché). Il est important de mettre en place un suivi
annuel. Il permettra de corriger le processus à chaque
nouveau passage pour en améliorer le fonctionnement.
Quels sont les avantages de l'e-Sourcing
?
A
long terme, l'e-Sourcing sert à optimiser les pratiques
d'achat et d'approvisionnement. Le premier résultat
remarquable est évidemment le gain de temps dans le
cycle de l'achat. Normalement, c'est le coût complet
de chaque achat qui s'en trouve réduit. Les éditeurs
de solutions d'e-Sourcing parlent d'une réduction de
25% du coût de l'achat, et d'une réduction de 50% du
cycle de recherche du fournisseur. De plus, la solution
permet de créer et gérer un panel de fournisseurs préférés,
ou attitrés (d'où, là encore, un gain de rapidité de
l'échange).
Quelle
est la principale application de l'e-Sourcing ?
Un des gros avantages
conférés par l'e-sourcing est l'optimisation des enchères
fournisseurs. On les appelle inversées car ce
sont les fournisseurs qui y sont en concurrence pour
vendre, et non pas pour acheter. Dans un processus classique,
l'entreprise est souvent limitée par le temps : il est
compliqué de négocier avec de nombreux fournisseurs
en même temps. Une enchère bien préparée permet à l'acheteur
de négocier avec tous ses fournisseurs en moins de temps
qu'il ne fallait avant pour négocier avec un seul. Même
si la recherche et la sélection des fournisseurs se
font selon le processus classique (pré-ciblage, recherche
de fournisseurs potentiels ; puis ciblage, analyses
des réponses interviews/questionnaires, audits
), l'enchère
permet de retenir un nombre plus important de fournisseurs.
Et plus il est important, plus l'enchère est dynamique.
Pour une réussite totale, la préparation de l'enchère
est primordiale. Quelques étapes de cette préparation
sont indispensables : optimisation du cahier des charges,
segmentation du marché en lots pertinents, paramétrage
de l'outil d'enchère, invitation et motivation des fournisseurs
Typiquement, le coût est le seul critère
géré par un outil d'enchère. Cependant,
à coût égal, les fournisseurs n'ont
pas tous le même niveau de performance (qualité,
délai, service). Certains outils d'enchère
permettent d'intégrer une pondération
des fournisseurs. Cette pondération handicapera
ou avantagera les fournisseurs selon leurs performances.
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