ERP signifie Enterprise Resource
Planning. On le traduit par Progiciel de Gestion Intégré.
L'implémentation de ce progiciel est un projet
atypique. Son processus est très long, il est difficile
de dégager des ROI fiables, on mesure mal combien
d'argent il va falloir investir, où il va falloir
l'investir, quels secteurs de l'entreprise vont être
touchés...Toutes ces inconnues font peur et découragent
les dirigeants. Cette série de questions a pour
but de les aider dans leur choix.
Quelle
est la fonction exacte de l'ERP ?
C'est une solution permettant
de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise.
Elle doit normalement intégrer sur un unique système
informatique toutes les fonctions de de la société
: la gestion des ressources humaines, la gestion comptable
et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente,
la distribution, l'approvisionnement, ou encore le commerce
électronique.
Son objectif est de pouvoir apprécier et répondre
aux besoins de ces différentes fonctions. La
difficulté principale réside dans le fait
que chaque département fonctionne avec un matériel
informatique spécialement adapté à
son activité. Le progiciel devra cependant collecter
des informations venant de différentes sources,
donc sous différents formats. Il lui faut totalement
paramétrer toutes les applications, définir les variables
essentielles, personnaliser ces mêmes variables après
les premières utilisations. Tout est ensuite réunit
dans une unique base de données.
L'ERP doit diffuser l'information en interne de manière
optimale. L'entreprise s'en trouve normalement plus
réactive. Cette facilité de circulation de l'information
permet d'élaborer des outils puissants de gestion et
d'analyse, et donc d'aide à la décision.
En
pratique, que va faire un ERP dans mon entreprise ?
L'ERP est sensé
automatiser les tâches acomplies dans l'entreprise,
en les faisant rentrer dans un processus particulier.
Prenons l'exemple d'une commande client. Sa demande
est prise en compte au département des commandes
clients, qui utilise les informations présentes
dans la base de données unique (historique du
client, état des stocks...) pour traiter la demande.
L'ERP fait ensuite transiter la commande jusqu'au prochain
département concerné, et ainsi de suite.
Deux changements majeurs sont remarquables :
Premièrement, chaque maillon de la chaîne
formée par l'ERP possède toutes les informations
nécessaires au moement où la balle est
dans son camp. Par exemple, l'opérateur enregistrant
une commande a accès aux informations financières
concernant le client. Chaque personne possède
plus d'informations, donc plus de responsabilités.
Deuxièmement, il est à tout moment possible
de vérifier l'état d'avancement de la
commande. Il suffit d'interroger le progiciel.
Globalement, l'ERP confère deux types d'avantages
:
une vision d'ensemble de l'activité
de l'entreprise - un dirigeant peut avoir accès
à des statistiques et analyses lui permettant
d'être aidé dans ses prises de décisions.
la standardisation du fonctionnement
interne - à une époque où les rachats,
fusions et autres acquisitions sont monnaie courante,
une grande entreprise ne peut que gagner en productivité
si elle adopte un processus de fonctionnement unique.
Un
ERP s'implémente-t-il aisément ?
Compte tenu des changements
de fonctionnement évoqués dans la question
précédente, il est évident que
la mise en place d'un tel système peut s'avérer
très complexe. En fait, plus l'entreprise est
grande, plus elle souhaite élargir le domaine
d'application de son ERP, et plus elle va devoir changer
sa manière de fonctionner. Au delà de
l'aspect technique et matériel, le changement
concerne les hommes, d'une part, et la manière
de fonctionner de l'entreprise dans sa globalité,
d'autre part. C'est pourquoi l'implémentation
d'un ERP peut prendre beaucoup de temps.
Dois-je opter pour l'ERP dans
mon entreprise ?
L'ERP est un peu synonyme
de remise en cause de la manière de fonctionner
de l'entreprise. Plus l'implémentation est profonde,
plus l'entreprise va transformer ses processus internes.
Une entreprise qui ne constate pas de défaut
majeur dans ses affaires (bonne productivité,
clients et fournisseurs satisfaits...) ne gagnera peut-être
pas grand chose à s'équiper.
Les détails techniques de l'implémentation
doivent également être pris en compte.
L'ERP prend-il en charge les processus de production
vitaux de l'entreprise ? Si ce n'est pas le cas, deux
cas de figure sont possibles. Soit il faudra changer
les processus. Ce peut être long et coûteux,
mais avantageux au bout du compte. Ou bien il faut modifier
le progiciel : son implémentation risque de s'en
trouver ralentie.
Pour réduire au minimum les risques d'échec,
il faut bien préparer son implémentation
en se posant les bonnes questions. Il est important
de dégager les processus de productions les plus
importants de l'entreprise. Ce sont eux qui vont dire
où et comment doit s'implémenter l'ERP.
On peut en déduire quels seront les principaux
changements, informatiques et procéduraux. On
en tire aussi une marge de progression probable et une
estimation des coûts. Comparer les deux permet
de dégager un indicateur essentiel pour la prise
de ce genre de décision.
Quels
sont (tous) les coûts de l'ERP ?
Un projet d'ERP a tellement
d'ampleur qu'il est difficile de savoir avant de commencer
où va devoir aller l'investissement. Voici les
principales dépenses provoquées par une
implémentation ERP :
la formation - ce coût
est la plupart de temps sous estimé, n'oublions
pas que plus profonde est l'implémentation, plus
grand sera le nombre d'employés devant apprendre
une nouvelle manière de travailler.
l'intégration et les
tests - le progiciel doit pouvoir prendre en charge
les différents systèmes qu'il relie, et
ces liens doivent être testés pour vérifier
leur bon fonctionnement.
la conversion des données
- tansformer de vieilles données pour les mettre
à disposition du progiciel n'est pas toujours
évident, il faut parfois les "nettoyer"
pour ôter des informations inutiles.
les cabinets d'études
- avant de passer à l'acte, ou si des problèmes
surgissent pendant ce passage, certains dirigeants font
appel à des cabinets pour les aider à
prendre des décisions cruciales à ce moment
critique de la vie de l'entreprise qu'est la réorganisation.
le recrutement - l'implémentation
peut exiger des compétences techniques considérables,
que l'entreprise ne possède pas forcément
; il ne s'agit pas d'une dépense ponctuelle,
le besoin de compétences ne s'arrête pas
à la fin de l'implémentation, bien au
contraire.
le manque de résultats
- la période qui suit immédiatement la
mise en place de l'ERP enregistrera probablement une
baisse de l'activité de l'entreprise ; il ne
faut pas oublier qu'un grand nombre d'employés
va devoir trouver ses marques dans son nouvel environnement
de travail.
L'implémentation d'un ERP est donc un projet
logiciel hors normes, à la fois à cause
du nombre de secteurs qu'il touche, mais aussi parce
que le retour sur investissement peut-être très
long. Malgré tout, il ne faut pas perdre de vue
que le changement de mode de fonctionnement de l'entreprise
doit la mener vers une plus grande unicité, et
donc un fonctionnement bien plus efficace à long
terme.
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