Collaborer, ce n'est pas seulement
échanger des informations et des documents. La
division des tâches porte en elle une autre nécessité :
celle de se placer au dessus de la mêlée
pour piloter les hommes, grâce à un encadrement
hiérarchisé. C'est ici qu'intervient une
autre famille de TCAO : les outils de "coordination".
On recense principalement trois produits intéressants:
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Les workflows
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Les outils de gestion des tâches
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Les agendas partagés
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Les workflows sont un précieux
auxiliaire pour les chefs de projets. Stephen Brown -
associé chez KPMG Consulting France - reconnaît
que "lorsqu'il s'agit de découper un gros
projet en plusieurs sous-projets, et de les mener de façon
rigoureuse, les workflows apportent une aide appréciable".
Tout
automatique
En aucun cas un workflow
ne saurait définir la bonne politique de coordination
entre les employés : il intervient seulement
après la phase de définition des processus
d'interaction. On introduit alors dans le programme
les grandes lignes de l'organisation du projet. "Le
chef de projet définit les objectifs, les grandes
étapes, les ressources humaines affectées,
et chaque tâche avec un ordre de priorité"
explique Vincent Defert, Directeur de la R&D chez
Mediapps.
Le
programme se charge de collecter les contributions des
collaborateurs, d'automatiser les processus d'interaction
et de faciliter la communication
entre les hommes. Dans le détail, il permet "d'automatiser
la plannification des tâches, de créer
automatiquement les agendas, de gérer l'archivage
des documents, de suivre la bonne exécution des
documents. Et éventuellement de lancer des alertes".
Plus besoin de passer du
temps à vérifier que les documents sont
rendus en temps et en heure : c'est le workflow
qui s'en charge, et qui alerte qui de droit au cas où
un contributeur prendrait du retard. Il est même
possible de paramétrer le workflow pour qu'il
prenne lui-même des mesures visant à faire
respecter l'ordre des tâches, notamment en empêchant
un collaborateur d'intervenir sur un document -
jusqu'à ce qu'il ait rendu sa contribution.
Petits
et gros workflows
Ce type de workflow
est essentiellement utilisé dans les entreprises
d'un certain périmètre pour diminuer leurs
coûts et accélérer les processus.
Signalons tout de même que tous les workflows
ne sont pas toujours aussi sophistiqués. Des
outils plus simples peuvent par exemple permettre d'automatiser
des processus administratifs, ou les notes de frais.
Ce qui explique que de très petites enteprises
y recourent parfois.
Les workflows ont un défaut
majeur : ils sont parfois vécus comme un
outil policier, à la froide rationalité
informatique. Les entreprises tentent en règle
générale d'en calquer le fonctionnement
sur les processus existants. Mais si les processus restent
les mêmes, leur surveillance est confiée
à une machine, ce qui peut rebuter certains.
Serge Levan (Main Consultants) conseille donc vivement
de ne pas recourir aux fonctions de contrainte des outils
de workflow : "Il faut éviter d'utiliser
les workflows comme des outils totalitaires" explique-t-il.
Agendas
partagés
A côté
des outils de workflows, et de leur petit frère -
les outils de gestion des tâches -, les cadres
trouveront une aide précieuse dans l'utilisation
des agendas partagés. Ces logiciels permettent
de trouver un créneau horaire pour une réunion -
physique ou virtuelle - en quelques clics, et sans
déranger les personnes concernées. Chaque
employé entre en effet son agenda dans une grande
base partagée : les informations sont accessibles
à tout le monde, et l'informatique fait des miracles
pour trouver rapidement un créneau commun.
Mais ici encore, l'informatique
fâche certains utilisateurs : pour bien fonctionner,
un tel outil requiert la mise à jour détaillée
de tous les agendas. Un objectif qui est rarement atteint
en entreprise. Pire encore : les utilisateurs ne
peuvent noter sur cet agenda que leurs rendez-vous officiels.
Or nombre d'entre eux ont un agenda secret, dont ils
seraient incapables de se justifier en face de leur
hiérarchie. Une fois encore, la machine ne se
fait pas que des amis. Il est donc préférable
de gérer ces outils avec une certaine souplesse,
afin d'éviter une réaction de rejet. Pour
approfondir ce dossier, nous ne saurions trop vous conseiller
de vous rendre sur cette page anglophone, qui recense
une grande quantité d'informations diverses sur
la TCAO :
Groupware
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