Management
Coordonner le travail collaboratif
Ils permettent de piloter un projet avec plus d'efficacité et de rapidité : les workflows sont l'apport le plus original du TCAO. (Mercredi 30 octobre 2002)
     
Sommaire

Décryptage
Introduction
Interview Stephen Brown, KPMG
Analyse Bouleverser les habitudes, ou y coller au plus près ?

Catégories d'outils
Communication
Travail partagé
Accès au savoir
Workflow

Panorama des solutions
Les généralistes
Outils de KM et de gestion du workflow (publication prochaine)

Collaborer, ce n'est pas seulement échanger des informations et des documents. La division des tâches porte en elle une autre nécessité : celle de se placer au dessus de la mêlée pour piloter les hommes, grâce à un encadrement hiérarchisé. C'est ici qu'intervient une autre famille de TCAO : les outils de "coordination". On recense principalement trois produits intéressants:

- Les workflows

- Les outils de gestion des tâches
- Les agendas partagés

Les workflows sont un précieux auxiliaire pour les chefs de projets. Stephen Brown - associé chez KPMG Consulting France - reconnaît que "lorsqu'il s'agit de découper un gros projet en plusieurs sous-projets, et de les mener de façon rigoureuse, les workflows apportent une aide appréciable".

Tout automatique
En aucun cas un workflow ne saurait définir la bonne politique de coordination entre les employés : il intervient seulement après la phase de définition des processus d'interaction. On introduit alors dans le programme les grandes lignes de l'organisation du projet. "Le chef de projet définit les objectifs, les grandes étapes, les ressources humaines affectées, et chaque tâche avec un ordre de priorité" explique Vincent Defert, Directeur de la R&D chez Mediapps.

Le programme se charge de collecter les contributions des collaborateurs, d'automatiser les processus d'interaction et de faciliter la communication entre les hommes. Dans le détail, il permet "d'automatiser la plannification des tâches, de créer automatiquement les agendas, de gérer l'archivage des documents, de suivre la bonne exécution des documents. Et éventuellement de lancer des alertes".

Plus besoin de passer du temps à vérifier que les documents sont rendus en temps et en heure : c'est le workflow qui s'en charge, et qui alerte qui de droit au cas où un contributeur prendrait du retard. Il est même possible de paramétrer le workflow pour qu'il prenne lui-même des mesures visant à faire respecter l'ordre des tâches, notamment en empêchant un collaborateur d'intervenir sur un document - jusqu'à ce qu'il ait rendu sa contribution.

Petits et gros workflows
Ce type de workflow est essentiellement utilisé dans les entreprises d'un certain périmètre pour diminuer leurs coûts et accélérer les processus. Signalons tout de même que tous les workflows ne sont pas toujours aussi sophistiqués. Des outils plus simples peuvent par exemple permettre d'automatiser des processus administratifs, ou les notes de frais. Ce qui explique que de très petites enteprises y recourent parfois.

Les workflows ont un défaut majeur : ils sont parfois vécus comme un outil policier, à la froide rationalité informatique. Les entreprises tentent en règle générale d'en calquer le fonctionnement sur les processus existants. Mais si les processus restent les mêmes, leur surveillance est confiée à une machine, ce qui peut rebuter certains. Serge Levan (Main Consultants) conseille donc vivement de ne pas recourir aux fonctions de contrainte des outils de workflow : "Il faut éviter d'utiliser les workflows comme des outils totalitaires" explique-t-il.

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Introduction
Interview Stephen Brown, KPMG
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Panorama des solutions
Les généralistes
Outils de KM et de gestion du workflow (publication prochaine)

Agendas partagés
A côté des outils de workflows, et de leur petit frère - les outils de gestion des tâches -, les cadres trouveront une aide précieuse dans l'utilisation des agendas partagés. Ces logiciels permettent de trouver un créneau horaire pour une réunion - physique ou virtuelle - en quelques clics, et sans déranger les personnes concernées. Chaque employé entre en effet son agenda dans une grande base partagée : les informations sont accessibles à tout le monde, et l'informatique fait des miracles pour trouver rapidement un créneau commun.

Mais ici encore, l'informatique fâche certains utilisateurs : pour bien fonctionner, un tel outil requiert la mise à jour détaillée de tous les agendas. Un objectif qui est rarement atteint en entreprise. Pire encore : les utilisateurs ne peuvent noter sur cet agenda que leurs rendez-vous officiels. Or nombre d'entre eux ont un agenda secret, dont ils seraient incapables de se justifier en face de leur hiérarchie. Une fois encore, la machine ne se fait pas que des amis. Il est donc préférable de gérer ces outils avec une certaine souplesse, afin d'éviter une réaction de rejet. Pour approfondir ce dossier, nous ne saurions trop vous conseiller de vous rendre sur cette page anglophone, qui recense une grande quantité d'informations diverses sur la TCAO :

Groupware links

[Nicolas Six, JDNet]
 
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