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| Cas
utilisateurs |
| Optic
2000 gère son millier d'opticiens adhérents
avec SAP Retail |
| La coopérative, leader en France de la distribution optique, s'est équipée d'un ERP dédié à la gestion de ses approvisionnements. (Mardi 21 janvier 2003) |
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Unifier et rationaliser la
gestion et le back office d'une centrale d'achat sollicitée
quotidiennement par plus de 1000 magasins adhérents,
tel était le défi d'OPTIC 2000 début
2001. Un projet d'autant plus urgent à mettre en
place que le logiciel spécifique alors utilisé
ne supportait ni l'euro, ni les multi devises et encore
moins les multi sociétés.
Créée en 1962 par 4 opticiens sous la forme
d'un groupement d'achat, la coopérative est aujourd'hui
la première enseigne de distribution optique en
France. Au siège, 210 personnes travaillent pour
satisfaire un réseau d'opticiens exigeants auxquels
une promesse à été faite : l'expédition
le jour même de toute commande passée avant
19 heures. Un engagement aujourd'hui respecté à
97 % mais qui ne va pas forcément de soi. D'où
la décision prise par la direction d'installer
mySAP Retail pour harmoniser les processus et soutenir
l'actuel développement de l'activité.
Un
processus métier spécifique : ducroire
"En tant que centrale d'achat, OPTIC 2000 est confrontée
à la gestion du flux ducroire, c'est à dire
que nous facturons les magasins adhérents sans
avoir de commande en face", explique André Cabanes,
DSI de la coopérative. "C'est un système
triangulaire : Optic 2000 passe des contrats en direct
avec des fournisseurs d'un côté, les magasins
commandent directement à ces mêmes fournisseurs
de l'autre, mais au final, c'est OPTIC 2000 qui est facturée
par les fournisseurs". Un processus qui porte le
nom "d'affaire de commission" chez SAP.
Une fonctionnalité qui a lourdement pesé
dans la balance lors du choix des prestataires car la
centrale d'achats réalise plus de la moitié
de son chiffre d'affaires de cette manière. "A
partir d'une seule facture fournisseur, nous éditons
autant de factures morcelées que nous avons d'adhérents
acheteurs pour un produit ou une gamme de produits"
précise André Cabanes.
Sans oublier le négoce traditionnel
L'autre processus métier majeur, c'est le négoce
standard avec l'achat, le stockage et la revente de verres,
de montures et de produits de contactologie (lentilles
de contact). "La mise en place d'un ERP modifie la
gestion des approvisionnements et des entrepôts
de stockage. Le système est aujourd'hui géré
automatiquement avec des paramètres portés
par chaque article. Il génère désormais
des propositions d'achats qui sont validées par le service
approvisionnement", poursuit-il.
Auparavant, la tâche "référencement
produits" revenait au service informatique. Aujourd'hui,
chaque utilisateur est responsabilisé, qu'il soit
responsable des achats, directeur financier, comptable
ou contrôleur de gestion. Une nouvelle façon
de concevoir les choses qui a eu un impact sur l'organisation
fonctionnelle de la coopérative avec la création
d'un poste entièrement dédié à
cette mission.
Le "référenceur" en question,
qui dépend du service "achats", est ainsi
chargé de créer un nouvel article pour toute
nouvelle référence produit qui apparaît.
Il en définit également le centre de coûts
et les caractéristiques d'achats, de vente, de stockage
et de gestion comptable. Une gestion plus fine qui, pour
le contrôle de gestion, permet notamment d'obtenir une
marge à l'article.
Un
centre de compétences SAP créé en
interne
"Créé peu
après la fin de l'implémentation de l'ERP,
notre centre de compétences SAP nous permet de
continuer à enrichir le système. Au début
d'un ERP, on actionne et met en place un certain nombre
de processus. Par la suite, il faut apporter des plus
à l'utilisateur final et chercher à coller au plus
près aux métiers. Notre centre de compétences
est donc composé de 6 personnes à plein
temps, 3 fonctionnels, 2 ingénieurs système
et moi-même", précise Evariste Touranchet,
responsable du centre. A noter qu'aucun programmeur ne
fait partie de cette équipe car le système
ne nécessite pas de développement spécifique
en dehors de SAP.
"Le bilan est positif.
Optic 2000 a la sensation de s'être doté d'un outil qui
lui permettra de monter en charge. Le premier critère
que nous nous étions fixé est atteint :
l'appropriation par les utilisateurs. Le deuxième,
c'est qu'il n'y ait pas eu de bug majeur et le troisième,
que nous bénéficions d'une unicité de l'information.
Notre ERP a introduit un référentiel unique
et la notion de temps réel existe vraiment désormais.
Nous sommes satisfaits du travail de notre intégrateur,
Bearing Point, qui nous apporté tout le recul lié
à son expérience", conclut André Cabanes.
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