Les volumes d'e-mails professionnels
atteindront 20,9 milliards d'échanges par jour
en 2003, contre 9,7 milliards en 2000 et 16,2 milliards
en 2002. En 2004, les prévisions tablent sur 7
600 milliards d'e-mails annuels !
Des chiffres (évalués par IDC) qui font
prendre conscience aux entreprises de l'absolue nécessité
de la sauvegarde et de l'archivage des messages électroniques,
avec la donnée supplémentaire suivante :
45% de l'information est contenue
dans les pièces attachées. Dans ce contexte,
quelques règles essentielles sont à suivre.
> Capacité du serveur de messagerie
C'est un des tous premiers critères à prendre
en compte. Le calcul peut être fait rapidement :
"nombre d'utilisateurs" x "volume moyen
annuel" = "capacité du serveur"
Quand on sait qu'en moyenne un utilisateur manipule environ
500 MB de données par an via son compte
mail (20 % des e-mails sont accompagnés de pièces
jointes de 100 à 150 KB), le calcul fait rapidement
réfléchir certains administrateurs sytèmes
de moyennes et grosses sociétés. On estime
d'ailleurs qu'à partir d'une fourchette de 80 à
120 utilisateurs, il devient opportun de mettre en oeuvre
une solution de stockage.
>
Instaurer des règles et un "qui fait quoi"
Une solution de stockage remplacera avantageusement les
éventuelles règles plus ou moins formalisées
qui auront pu être mises en place dans la tranche
inférieure, qui va de 1 à 80 utilisateurs.
Ces règles peuvent par exemple concerner le nombre
de mails que chaque utilisateur peut garder sur le serveur
ou, plus communément, l'espace total qu'ils peuvent
occuper.
Parfois, elles s'appliquent au choix même que les
utilisateurs doivent faire quant au stockage de tels ou
tels mails. En effet, il leur appartient parfois de choisir
eux-mêmes quels messages ils veulent ou non garder.
Enfin, d'autres règles peuvent parfois définir
par défaut la sauvegarde de mails envoyés
à ou par certaines catégories de personnes
dans l'entreprise, telles que la direction générale,
les forces de vente, le département achat...
> Centralisation
?
La gestion de la sauvegarde
des e-mails se heurte au fait que les données concernées
sont réparties à travers toute l'entreprise.
Dans les plus grandes, de très nombreux serveurs
se répartissent la distribution des e-mails à
des sections ou départements bien définis.
La centralisation a posteriori des e-mails, pour stockage,
peut s'avérer problématique et amener l'administrateur
système à repenser l'organisation de son
architecture de messagerie.
> En interne ou en ASP ?
La question se pose aussi de savoir si l'application de
sauvegarde est gérée en interne ou sous-traitée
à une tierce partie qui stockera les données
à l'extérieur de l'entreprise. Les prestations
en ASP sont pour le moment rares même si le concept
commence à faire son chemin.
> Contraintes légales
La nécessité légale de garder pendant
plusieurs années les échanges entre les
clients et l'entreprise, qu'ils soient en ligne, par mails
ou autres, pose la question du mode opératoire
du stockage, de sa fréquence, des supports utilisés
et de la rapidité des restitution des données
en cas de besoin. Les secteurs particulièrement
concernés sont les professions juridiques, financières
et, plus généralement, toute société
qui propose le mail comme mode de communication avec l'extérieur.
> Gestion de
l'hétérogénéité des
formats
Dans une grande entreprise,
plusieurs systèmes peuvent cohabiter : Lotus Notes,
Microsoft Exchange, Netscape, qui génèrent
des formats d'e-mails difficiles à faire cohabiter
au sein d'une même solution de stockage. C'est un
critère important à prendre en considération
et il est parfois opportun de faire migrer un système
vers un autre pour
homogénéiser le tout.
> Interconnexion avec d'autres systèmes (ERP,
KM, Portails...) ?
La gestion des e-mails
devient de plus en plus stratégique au sein du
dispositif décisionnel de l'entreprise. La convergence
des applications de sauvegarde des e-mails vers la base
de gestion des connaissances (KM) ou vers le portail de
la société permet de réduire la déperdition
entre les informations reçues par chacun et celles
mises à disposition pour l'ensemble des collaborateurs.
En intégrant le système de gestion et de
stockage des mails au sein des applications web de la
société, cette dernière gagne par
ailleurs en centralisation et en capacité de recherche.
En allant plus loin, les politiques de GED (Gestion Electronique
des Documents) et de dématérialisation sont
elle aussi directement liées aux choix pris en
matière de stockage des mails.
>
Quelques solutions du marché
D'entrée de jeu, quand
on choisit un logiciel de stockage, il faut regarder les
compatibilités avec les principaux systèmes
de messagerie disponibles sur le marché, principalement
Exchange de Microsoft, Lotus Notes/Domino d'IBM et Sendmail.
Actuellement, ce sont Exchange et Lotus Notes qui sont
le plus largement adressés par l'offre.
Parmi les éditeurs
français, on trouve CDC Zantaz, filiale commune
de la Caisse des Dépots et Consignation et de
l'américain Zantaz, qui présente les caractéristiques
de proposer (voir
notre article) une sauvegarde sécurisée
des données en mode externalisé. Le canadien
Educom propose quant à lui un logiciel appelé
EAS (Exchange Archiving System) compatible Microsoft
et Netscape. Quant à IBM, son Content Manager
Commonstore permet d'établir des passerelles
Lotus Notes et Exchange, ce qui peut présenter
des avantages indéniables pour les grands comptes.
C2C, KVS, Veritas et Legato proposent eux aussi des
solutions dédiées au stockage.
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