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La notion de logiciel collaboratif
est très vaste. Trop vaste ? Elle recouvre en effet
tout ce qui permet de communiquer et de travailler ensemble
dans une entreprise, du simple dispositif qui permet
de s'échanger des mails à la plate-forme d'ingénierie
partagée, la maquette numérique, utilisée par les ingénieurs
de l'automobile pour mettre au point des prototypes
de voiture. Nous avons tous présent à l'esprit les avantages
que peuvent présenter ces outils. Ils accélèrent la
circulation de l'information entre les collaborateurs.
Ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur
une même application, de faire progresser un document,
un projet vers un but commun. Ils peuvent encore faire
gagner du temps en autorisant le partage de savoir-faire,
en évitant de recréer des procédures. Avec la notion
de workflow enfin, ils permettent de contrôler et d'accélérer
les interactions entre les différents intervenants qui
participent à une tâche.
De
plus, à l'heure d'Internet, l'utilisation de
logiciels collaboratifs pourrait largement dépasser
le cadre de l'entreprise pour lui permettre de se synchroniser
avec ses partenaires. Les tâches de planification pourraient
en particulier être améliorées. Aberdeen Group recommande
à ce titre l'établissement de plannings collaboratifs
pour établir des prévisions fines de besoins à communiquer
aux fournisseurs. Ces derniers pourront ainsi mieux
préparer leur production. Des plannings de promotion
des produits pourraient également être partagés entre
les responsables d'une chaîne commerciale et ses distributeurs.
Les
avantages du travail collaboratif, en particulier les
réductions de coût qu'il peut entraîner, sont donc bien
perçus : lors d'un sondage mené au printemps dernier
sur Journal du Net Solutions, 65% des répondants avaient
jugé ces outils utiles ou très efficaces. Pourtant,
leur utilisation n'est pas encore généralisée. Il faut
peut-être leur laisser de s'implanter : certains d'entre
eux, tel eRoom, sont encore dans une phase d'évangélisation
du marché et ne sont pas disponibles sur les postes
de tout un chacun, loin de là. Pourtant, même quand
les outils sont largement diffusés, on semble les bouder.
Combien d'entre nous utilisent toutes les fonctions
collaboratives d'Outlook (agenda partagé, affectation
et suivi des tâches, etc.), les fonctions avancées de
révision de Word ?
Il y a au moins trois raisons qui peuvent expliquer
cet usage frileux :
La première tient sans doute à une absence de formation.
Si l'on n'utilise pas ces fonctions, c'est peut-être
tout simplement que l'on ignore leur fonctionnement,
voire leur existence.
La
deuxième tient à la motivation que l'on reçoit de la
part du management : est-on suffisamment incité à utiliser
des outils collaboratifs ? Leur rentabilité a-t-elle
été effectivement démontrée au sein de l'entreprise
? Leur usage est-il encadré dans le cadre de nouvelles
méthodes de travail ? A-t-on vraiment envie de changer
ses habitudes ?
La troisième tient à la culture de l'entreprise. Les
outils collaboratifs respectent rarement la hiérarchie.
Ils ne fonctionneront que dans des structures où les
organigrammes auront été considérablement aplatis
et où chacun accepte de collaborer sur un pied d'égalité.
Comme
souvent, c'est ce facteur humain qui est le plus difficile
à maîtriser...
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