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L'Institut Pasteur facilite les réunions de ses collaborateurs avec un agenda partagé
Plus de 400 utilisateurs parmi les quelques 2500 personnes employées par la fondation privée travaillent avec l'outil collaboratif Meeting Maker pour planifier leurs réunions.  (Jeudi 24 avril 2003)
     
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Meeting Maker
Employant plusieurs milliers de personnes (2500 sur le campus parisien), majoritairement des chercheurs, l'Institut Pasteur est le type même de l'organisation où le partage du savoir est à la fois fréquent et transversal.

La fondation privée à but non lucratif a donc souhaité tabler sur l'outil informatique pour faciliter la collaboration de ses équipes (dirigeantes, administratives et de recherche), et plus particulièrement l'établissement, via une solution d'agenda partagé, de réunions de travail. Pour quel bénéfice ? Selon le responsable technique du projet au sein de l'Institut, Lionel Lafitte, "on gagne un temps considérable: l'outil remplace de multiples envois et réceptions d'e-mails".

Meeting Maker préféré par rapport à des suites collaboratives

Répondant à une demande pressante émanant de groupes de travail (chercheurs), mais aussi de la direction de l'Institut, l'implantation d'une solution automatisant l'organisation de réunions a débuté en septembre 2002, les premiers tests datant du début de cette même année.

L'outil Meeting Maker, développé par un l'éditeur américain éponyme implanté en France depuis novembre 2002, a été retenu (dans sa version 7) "pour partie du fait de sa simplicité - notamment par rapport à des produits plus lourds type Lotus, sachant que l'Institut ne souhaitait disposer que des fonctions bien spécifiques d'agenda partagé, non d'une panoplie complète d'outils collaboratifs -, pour partie parce qu'elle répondait aux contraintes techniques en interne (serveurs tournant sous Solaris, clients Mac - surtout - et PC)" raconte Lionel Lafitte.

Par ailleurs, l'un des aspects de la solution - la synchronisation avec les agendas d'assistants personnels comme le Palm Pilot - qui ne concerne qu'une minorité des utilisateurs, a été néanmoins un critère important car correspondant à des besoins réels de la direction.

Appropriation sans douleur
"Partie de la direction de l'Institut, l'utilisation de l'outil s'est étendue au personnel administratif, aux assistantes, puis aux chercheurs participant à des groupes de travail", précise Laurence Marchal, accompagnatrice du projet côté communication interne. "Sur les 1200 utilisateurs potentiels, nous enregistrons, à l'heure où je vous parle, 412 demandes d'inscription, laquelle est volontaire; nous ne forçons personne".

L'accompagnement des utilisateurs - aujourd'hui majoritairement des administratifs - a constitué l'essentiel du travail autour du projet, bien plus que les aspects techniques somme toute relativement minimes. Si une grande campagne de promotion reste à venir, Laurence Marchal a consacré près de la moitié de son temps, d'avril à septembre 2002, "pour convaincre les collaborateurs de l'utilité de la solution, pour leur en faire la démonstration, mais aussi pour servir de relai-tampon entre le support de Meeting Maker et les demandes des utilisateurs".

Au final, l'adhésion est au rendez-vous car pour ceux qui ont entamé la démarche de se servir de l'outil, l'utilisation est assidue. Pourtant, aucun indicateur quantitatif particulier n'a été mis en place, ni n'a été conduite de véritable étude de coût.

L'intégration à un portail Web en point de mire
Fonctionnant en mode client/serveur, la version 7 de Meeting Maker est ouverte sur le Web (l'éditeur propose une boite à outils de services Web associés, et la prochaine mise à jour - version 8 - proposera une interface Web pour l'ensemble des fonctionnalités).

Travaillant sur le développement d'un portail Web, l'Institut entend à terme profiter de cet avantage pour intégrer l'outil Meeting Maker à l'intranet de manière transparente ("avec des jonctions Web Services vers d'autres projets collaboratifs", note Lionel Lafitte).

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Pour l'heure, au vu des ressources de développement informatique limitées en interne pour des raisons budgétaires, "nous prenons notre temps pour assurer le déploiement de l'outil actuel à l'ensemble des personnes potentiellement concernées" conclut Laurence Marchal.

[Jérôme Morlon, JDNet]
 
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