Employant plusieurs milliers
de personnes (2500 sur le campus parisien), majoritairement
des chercheurs, l'Institut Pasteur est le type même
de l'organisation où le partage du savoir est à
la fois fréquent et transversal.
La fondation privée à but non lucratif a donc souhaité
tabler sur l'outil informatique pour faciliter la collaboration
de ses équipes (dirigeantes, administratives et
de recherche), et plus particulièrement l'établissement,
via une solution d'agenda partagé, de réunions
de travail. Pour quel bénéfice ? Selon le
responsable technique du projet au sein de l'Institut,
Lionel Lafitte, "on gagne un temps considérable:
l'outil remplace de multiples envois et réceptions
d'e-mails".
Meeting
Maker préféré par rapport à
des suites collaboratives
Répondant à une demande pressante émanant
de groupes de travail (chercheurs), mais aussi de la direction
de l'Institut, l'implantation d'une solution automatisant
l'organisation de réunions a débuté
en septembre 2002, les premiers tests datant du début
de cette même année.
L'outil Meeting Maker, développé par un
l'éditeur américain éponyme implanté
en France depuis novembre 2002, a été retenu
(dans sa version 7) "pour partie du fait de sa simplicité
- notamment par rapport à des produits plus lourds
type Lotus, sachant que l'Institut ne souhaitait disposer
que des fonctions bien spécifiques d'agenda partagé,
non d'une panoplie complète d'outils collaboratifs
-, pour partie parce qu'elle répondait aux contraintes
techniques en interne (serveurs tournant sous Solaris,
clients Mac - surtout - et PC)" raconte Lionel Lafitte.
Par ailleurs, l'un des aspects de la solution - la synchronisation
avec les agendas d'assistants personnels comme le Palm
Pilot - qui ne concerne qu'une minorité des utilisateurs,
a été néanmoins un critère
important car correspondant à des besoins réels
de la direction.
Appropriation
sans douleur
"Partie de
la direction de l'Institut, l'utilisation de l'outil s'est
étendue au personnel administratif, aux assistantes,
puis aux chercheurs participant à des groupes de
travail", précise Laurence Marchal, accompagnatrice
du projet côté communication interne. "Sur
les 1200 utilisateurs potentiels, nous enregistrons, à
l'heure où je vous parle, 412 demandes d'inscription,
laquelle est volontaire; nous ne forçons personne".
L'accompagnement des utilisateurs - aujourd'hui majoritairement
des administratifs - a constitué l'essentiel du
travail autour du projet, bien plus que les aspects techniques
somme toute relativement minimes. Si une grande campagne
de promotion reste à venir, Laurence Marchal a
consacré près de la moitié de son
temps, d'avril à septembre 2002, "pour convaincre
les collaborateurs de l'utilité de la solution,
pour leur en faire la démonstration, mais aussi
pour servir de relai-tampon entre le support de Meeting
Maker et les demandes des utilisateurs".
Au final, l'adhésion est au rendez-vous car pour
ceux qui ont entamé la démarche de se servir
de l'outil, l'utilisation est assidue. Pourtant, aucun
indicateur quantitatif particulier n'a été
mis en place, ni n'a été conduite de véritable
étude de coût.
L'intégration
à un portail Web en point de mire
Fonctionnant
en mode client/serveur, la version 7 de Meeting Maker
est ouverte sur le Web (l'éditeur propose une boite
à outils de services Web associés, et la
prochaine mise à jour - version 8 - proposera une
interface Web pour l'ensemble des fonctionnalités).
Travaillant sur le développement d'un portail Web,
l'Institut entend à terme profiter de cet avantage
pour intégrer l'outil Meeting Maker à l'intranet
de manière transparente ("avec des jonctions
Web Services vers d'autres projets collaboratifs",
note Lionel Lafitte).
Pour l'heure, au vu des ressources
de développement informatique limitées en
interne pour des raisons budgétaires, "nous
prenons notre temps pour assurer le déploiement
de l'outil actuel à l'ensemble des personnes potentiellement
concernées" conclut Laurence Marchal.
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