L'intranet
comme moyen de réduire la consommation de papier
Numérisation, PDF ou XML, serveur d'infrastructure ou serveur Web ? Le point sur les principaux axes de choix possibles lors du déploiement d'un intranet documentaire. (Mardi 6 mai 2003)
Initialement, un projet d'intranet
documentaire recouvre le plus souvent un double objectif :
réduire la consommation de papier utilisé
par l'entreprise d'une part, fluidifier les processus
liés à la manipulation et à l'échange
de contenus d'autre part (courrier entrant, données
métier, brochures, etc.).
Comme le montre nombre de retours d'expérience
(Pictet,
La
Poste, BNP
Paribas, etc.), ses deux axes engendrent également
plusieurs bénéfices indirects, une réduction de l'espace
de bureau ou d'entrepôt consacré à l'archivage ainsi qu'une
diminution des personnels chargés de la gestion du courrier
interne notamment.
La
numérisation des documents Comment mettre
en oeuvre un tel environnement ? En amont, il nécessite
avant toute chose de numériser les documents en entrée
du système d'information. Couplé à un scanner,
un outil d'analyse de textes permet de répondre à ce premier
enjeu. Une solution qui, rappelons le, s'adosse à
des technologies de reconnaissance optique de caractères
(OCR), voire de reconnaissance de termes ou de concepts
(IWR). Naguère limité à la typographie
en noir et blanc, le champ d'actions des produits en question
s'étendrait dès lors aux lettres manuscrites
ainsi qu'aux textes gris dotés de fonds graphiques.
Parmi les principaux éditeurs positionnés
sur ce segment, on compte notamment IRIS et A2IA.
Notez que cette tâche peut éventuellement être sous-traitrée,
ce qui se révèle parfois intéressant si les opérations
d'acquisitions restent ponctuelles. En France, il existe
plusieurs acteurs spécialisés dans ce genre
de prestations (2(AI), Azentis, Unilog, etc.).
la
mise en oeuvre de processus métier Une fois l'opération
d'acquisition effectuée, il est nécessaire
de s'entendre sur le format dans lequel les fichiers seront
exploités. Ici, certains, principalement des grands
groupes, n'hésitent pas à retenir d'emblée
le XML. Un langage qui présente comme principal
avantage de structurer et d'indexer les données
- en prenant en compte si besoin est leurs attributs métier.
Mais également de faciliter leur conversion dans
le ou les formats de publication supportés par
l'intranet (HTML par exemple).
La montée en puissance
du XML depuis sa création en 1998 n'empêche pas le PDF
(pour Portable Document Format) de demeurer parmi les
formats les plus couramment utilisés au sein des systèmes
de GED (pour gestion électronique de documents). Il est
vrai que ses points forts sont nombreux. Multi plates-formes,
il dispose d'un logiciel client gratuit (Acrobat Reader)
et de mécanismes de conversion intimement intégrés aux
suites bureautiques, celles de Microsoft notamment (Office).
Et ceci sans compter ses fonctions de formulaires et de
navigation interne et externe (voir l'article).
Les
processus entrent en action Les plates-formes
de gestion de contenu viennent couronner la documention
ainsi élaborée. Leur objectif ? Elles orchestrent
le cheminement des données structurées (XML, etc.)
ou non-structurées (PDF, etc.), en administrant
par exemple des processus de validation (workflow)
ou encore des espaces de collaboration autour d'un ou
plusieurs documents (groupware).
En fonction du contexte et
des besoins, diverses solutions de GED peuvent être
envisagées. Si la base est constituée de
fichiers bureautiques (PDF, etc.) dont les metadonnées
se résument à quelques paramètres (une date de création
et un numéro de référence par exemple), un serveur Windows
peut suffire. En revanche dans le cas d'un référentiel
excédant une dizaine de tag (marqueurs ou balises),
le déploiement d'un environnement de gestion de contenu
(voir le panorama)
associé à un serveur Web se révèle souvent nécessaire.
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