L'administration centrale
de l'éducation nationale s'est dotée de
l'outil de gestion des congés et demandes de RTT
développé par l'éditeur Lucca.
"Nous voulions simplifier le suivi administratif
des congés devenu particulièrement complexe
suite la mise en place de la RTT" explique Bernard
Tandeau directeur du projet intranet de l'administration
centrale. L'objectif était également de
convertir les 3.800 agents à l'utilisation de l'intranet
: "Nous souhaitions mettre en place une application
utile qui habitue nos équipes à utiliser
un outil dynamique intégrant un processus de type
workflow."
Un
long processus de test
Les responsables
du projet intranet global ont d'abord assisté
à la présentation du produit WebRTT de
Lucca. Suite à cette présentation, la
décision était prise de tester l'application
auprès de deux sous-directions, soit une centaine
d'utilisateurs.
En parallèle, les utilisateurs testeurs étaient
invités à faire part de leurs commentaires
sur l'outil via un forum créé pour
l'occasion. "Nous avons reçu environ 400
contributions, le plus souvent sur des questions techniques
pointues." L'expérimentation a débuté
à la fin de l'année 2001 pour s'achever
au cours du premier semestre 2002. Après cette
expérience plutôt positive, la direction
de l'administration centrale décide, au cours
de la rentrée 2002, de lancer une procédure
d'appel-d'offres pour le choix de l'application à
déployer effectivement.
L'éditeur
testé initialement est finalement retenu
Sur la dizaine
d'offres reçues, très peu répondaient
aux critères d'ergonomie et de simplicité
jugés prioritaires par le maître d'ouvrage
: "Nous voulions une application ergonomique et
particulièrement simple d'utilisation afin de
pouvoir rendre son usage obligatoire dans toutes les
sphères de notre administration."
C'est finalement le produit de Lucca testé initialement
qui est choisi pour un budget global de 90.000 euros.
Cette enveloppe comprend l'acquisition de la licence
pour 3.800 utilisateurs, l'installation et le paramétrage,
quelques développements spécifiques ainsi
que la formation d'une communauté de 200 utilisateurs.
L'hébergement de l'application n'a pas demandé
d'investissements spécifiques, l'administration
centrale a choisi d'utiliser des ressources dont elle
disposait déjà : un serveur Web microsoft
IIS sous Windows 2000 ainsi qu'un serveur de base de
données Oracle 8i toujours sous Windows 2000.
Le déploiement
effectif
"Pour le déploiement
de l'application nous avons formé six superadministrateurs
et environ 200 administrateurs. Il leur appartenait
ensuite de relayer cette formation auprès de
leurs propres équipes."
Le déploiement effectif a été conduit
en quatre vagues successives entre le 1er janvier 2003
et le 15 avril dernier.
"Formellement nous n'avons pas rendu son utilisation
obligatoire, mais celle-ci a fait l'objet de vives recommandations."
Résultat : deux mois à-peine après
la mise en place, il ne reste que trois à quatre
fonctionnaires rétifs à l'outil "mais
plutôt pour des motifs idéologiques, précise
Bernard Tandeau. Le principal argument avancé
: pourquoi changer
alors que la circulation de documents papier fonctionne
depuis des décennies ?"
L'expérience a été
suivie de près par l'Académie de Rennes,
laquelle a finalement choisi de retenir l'application
WebRTT pour ses propres équipes.
Enfin, l'équipe en charge de l'intranet de l'administration
centrale de l'éducation nationale travaille actuellement
à l'élaboration du cahier des charges
d'un projet plus large de plate-forme intranet générale
dans laquelle devra s'intégrer cette première
brique d'application transactionnelle.
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