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HUDOC |
Sous l'égide du Conseil de
l'Europe, la Cour européenne des Droits de l'Homme a pour
vocation de statuer sur les plaintes dirigées contre les
Etats membres de l'Union par des individus ou associations
s'estimant victimes de violations au regard de la Convention
Européenne des Droits de l'Homme.
Sur le terrain documentaire, cet organe fait face à des
enjeux complexes : il gère au quotidien un très grand
nombre de documents, jusqu'à plusieurs milliers chaque
semaine. Sans compter son obligation de permettre une
consultation publique de certains contenus, les derniers
arrêts rendus par ses magistrats notamment.
En 1997, la Cour se lance dans la remise à plat
de son système de gestion électronique de
documents (GED), dispositif basé jusqu'alors sur
des solutions bureautiques. Première étape
de ce chantier : le déploiement d'une base
de données jurisprudentielles accessibles en ligne
visant à proposer une alternative au service postal
disponible à l'époque pour répondre
aux demandes extérieures. Inauguré en 1998,
le site Web baptisé Hudoc
s'articule autour d'un moteur de recherche multicritères.
Un
portail Web
Ce premier projet,
dont le montant s'élève à 250 000
euros, aurait nécessité six mois de développement.
Les résultats escomptés ont-ils été
au rendez-vous ? "Pour 1997, la première
année de fonctionnement de l'applicatif, les
économies réalisées en reproduction
et en envoi de courriers ont été évaluées
à un million d'euros", indique notamment
la Cour en précisant que le volume d'affaires
n'a cessé de croître depuis lors. "Si tous
les documents publiés avaient été
expédiés par la poste, quelque 7,9 millions
d'euros supplémentaires auraient du être
déboursés", ajoute t-elle. Le niveau
de fréquentation du site en fera rêver
plus d'un : le nombre de visites prises en charge
par Hudoc est estimé à 27 millions en
2002.
"Des meta-données (défendeurs, dates, etc.) sont associées
manuellement à chaque entrée", commente John Hunter,
expert en technologies de l'information à la Cour européenne
des Droits de l'Homme. Pour l'heure, les textes sont
systématiquement convertis au format HTML pour faciliter
leur consultation, l'internaute pouvant ensuite choisir
de télécharger les originaux. Parmi les évolutions envisagées,
le responsable évoque l'implémentation d'une couche
de description XML. Un langage qui pourrait permettre
d'automatiser "l'extraction de meta-données présentes
au sein des fichiers".
Un système
de GED
Ce travail se
poursuit en 1999 par la refonte du système de
GED interne en tant que tel (budget : 400 000 euros).
Objectif affiché : faciliter la recherche
de documents ainsi que la création et le classement
de nouveaux contenus (rapports, formulaires de correspondance,
etc.). L'élaboration de cette nouvelle brique
donne lieu à la redéfinition des processus
de la Cour, le suivi de l'état d'avancement des
affaires notamment. Une phase de conception qui est
réalisée en lien avec les responsables
métier (juristes, etc.). Il est décidé
de décorréler l'application et sa base de données
de la plate-forme Web pour des raisons de sécurité
liées à la confidentialité de certains
contenus.
"Le nouvel outil de GED a permis une augmentation
de la productivité d'environ 60%. Ces gains touchent
principalement au temps nécessaire à la
recherche et la création de documents",
estime John Hunter, avant de détailler les améliorations
effectuées dans la foulée. Au programme
des développements effectués en 2001 et
2002 : une intégration plus intime avec
le site Web, l'ouverture du logiciel de GED à
des partenaires externes par le biais d'accès
sécurisés et l'activation d'un mécanisme
d'alarme se rapportant aux événements
ponctuant le traitement des affaires.
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Une
technologie : Hummingbird
La technologie
choisie par la Cour européenne des Droits de l'Homme
? Dès l'origine du projet, elle retient la solution
de l'américain Hummingbird. "Tout en répondant
parfaitement à nos besoins, la gamme d'applications
de cet éditeur [qui combine moteur de recherche
et portail de gestion des connaissances] présentait
comme principal avantage d'être modulaire, explique
John Hunter. Nous
n'avons pas été déçu par
ce fournisseur, que ce soit en termes de performances
applicatives que de services associés."
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