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| INTRANET/EXTRANET |
| La
GED entre sur les terres des PME |
| Des
intranets aux sites Web, les solutions de gestion électronique
de documents séduisent également les structures de taille moyenne.
Enquête au coeur des PME, dont certaines ont accepté de nous
livrer leur retour d'expérience, dans les domaines financier,
médical et de la formation. (08/03/2004) |
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Leur relative complexité pourrait faire croire que les solutions
de GED (Gestion Electronique de Documents) sont réservées aux
grandes structures possédant des directions fonctionnelles et
techniques habituées aux questions de dématérialisation des
processus. Loin s'en faut. On constate en effet depuis quelques
années déjà que le développement
de tels projets au sein des PME prend forme. Une tendance qui
touche aussi bien les environnements intranet que les sites
Web. Zoom sur quelques retours d'expérience.
Filiale
de la Caisse des Dépôts spécialisée dans la gestion d'immeubles,
IXIS-AEW Europe a ainsi achevé, il y a quelques mois,
le déploiement d'une plate-forme de GED articulée autour
du logiciel Alchemy (BVA Myfra). Un outil qui lui permet d'orchestrer
la constitution des dossiers de pièces légales
(permis de construire, assurance, etc.) pour le compte de ses
clients investisseurs lors d'opérations de vente d'actifs
immobiliers. "Le dispositif contribue à accélérer
le regroupement de ces différents éléments,
souligne Joël Robin d'IXIS-AEW Europe. Là où
la recherche d'un document nécessitait entre 24 et 48
heures auparavant, en lien avec notre archiviste, elle ne demande
plus que quelques minutes aujourd'hui."
La principale difficulté d'un tel chantier ? "Elle
résidait dans la phase d'élaboration de la structure
de la base à mettre en oeuvre, ainsi que dans le choix
des types de dossiers à prendre en compte et la manière
de les classer (meta-données retenues, etc.) - notamment
au regard de nos besoins métier en matière de
recherche documentaire", indique Joël Robin.
A l'Association nationale pour la formation dans les métiers
de l'automobile (ANFA), dont le serveur de GED - de technologie
Itesoft - est en production depuis début 2004, on évoque
plutôt des enjeux liés à la gestion du changement.
"Cette solution supporte nos processus de réception
et de traitement des déclarations liées à
la taxe d'apprentissage", explique Claude Bareteau, de
l'ANFA.
A la différence de la plate-forme d'IXIS-AEW Europe qui
ne concerne que des documents dits "morts", elle traite
par conséquent du cycle de vie complet d'une information,
en incluant des fonctions de modification - et pas seulement
d'acquisition et d'archivage. Dans cette perspective, "il
a fallu sensibiliser et former notre équipe de saisie
et de validation à ce nouvel environnement. Ce qui n'a
pas été toujours facile" note t-on à
l'ANFA, avant d'insister sur les apports du système.
"Il nous a permis de réduire de façon substantielle
le nombre de nos opérateurs", précise Claude
Bareteau.
| Des
solutions qui optimisent les processus de manipulation
de documents |
Le projet d'intranet mené chez April Group courant 2003
aborde quant à lui la question de la GED d'un point de
vue différent. Son objectif : favoriser le partage
en interne de documents créés par les collaborateurs.
Avec en ligne de mire la volonté de promouvoir des espaces
collaboratifs transversaux touchant à des domaines métier
ou des travaux plus ponctuels. Le courtier en assurance s'adossant
pour ce faire à un portail Open Source (voir l'article).
Loin de se limiter aux processus internes, les chantiers de
GED peuvent aussi s'appliquer au champs de l'Internet. Et là
encore, de nombreuses PME commencent à entrer dans la
danse. C'est par exemple le cas de Dermatech, fabricant français
de dispositifs médicaux pour la dermatologie et la chirurgie
plastique. Epaulée pour l'occasion par la SSII Clever
Age, cette société a choisi de mettre en place
une technologie de portail Open Source (SPIP). "Notre mécanisme
supporte notamment une chaîne de GED orchestrant la traduction
des pages Web en différentes langues, de l'intervention
des prestataires traducteurs à la validation", détaille
Sophie Calvignac, responsable marketing et exportation chez
Dermatech.
Tous ces cas présentent un point commun évident : l'ensemble
des entreprises évoquées plus haut tendent à se détourner
des solutions proposées par les géants de la gestion de contenu,
tels FileNet, Open Text ou Documentum. Un constat qui semble
assez logique dans la mesure où ces fournisseurs s'adressent
avant tout aux problématiques relatives aux grands groupes ou
encore aux métiers spécifiques au monde des contenus
(édition, presse, etc.), qui nécessitent une infrastructure
des plus robustes et des fonctions souvent particulières.
"Je conseillerais aux responsables métier qui se
lancent dans une telle aventure de suivre une formation préalable,
notamment en vue d'intégrer la manière de gérer
ce type de projet et de saisir l'ensemble des possibilités
offertes par une GED", insiste pour finir Claude Bareteau,
de l'ANFA, avant de remarquer : "à l'origine,
je percevais bien l'avantage de cette solution côté
traitement des déclarations, et moins ce qu'elle pouvait
nous apporter par le biais des mécanismes de recherche,
lors de l'extraction des liasses (ou justificatifs de déclaration)."
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