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En mars 2003 le groupe PPR (Pinault-Printemps-Redoute, acteur européen de la distribution - Printemps, Conforama, Fnac
- et du luxe - Gucci Group) lance une étude d'opportunité pour remplacer son intranet devenu obsolète, la fréquentation était en baisse, les performances insuffisantes et le budget de maintenance trop élevé.
Si le groupe pense d'abord mettre en uvre un portail, il se décide finalement pour un nouvel intranet avec la solution MayeticPublisher.
La solution devait devenir un point d'accès unique à l'information et aux applications du groupe, gérer un contenu décentralisé et délégué aux responsables métiers et proposer des informations aux différents collaborateurs.
"Nos objectifs étaient principalement de créer une cohérence entre les applications métiers, simplifier l'ergonomie et la navigation, limiter le SSO (NDLR : mécanisme d'authentification) et aller vite pour un coût pas trop élevé" précise Gilles Helaine, le directeur adjoint à la DSI Groupe de PPR. Une première version devait en effet être mise en place sous 4 mois.
Au final, en septembre 2003 lors de la mise en service, les objectifs sont atteints. En terme de fréquentation, "l'intranet représente plus de 10 000 pages vues par mois" précise Gilles Hélaine.
| Pour l'intranet, ce sont les directions métiers qui gèrent leurs rubriques... |
"Au niveau de la gestion du projet, ce sont les directions métiers qui définissent l'arborescence de leurs propres rubriques et gèrent leurs contenus. Nous avons également un comité éditorial mené par notre service communication qui anime la rubrique éditoriale et suit l'évolution de l'intranet et un comité de pilotage qui se réunit tous les 3 mois pour donner les orientations et définir le périmètre fonctionnel pour la prochaine version." détaille le responsable qui ajoute "l'outil est efficace pour la communication interne si les informations sont mises à jour régulièrement."
Parallèlement à ce projet, le groupe PPR souhaite également mettre en place une solution collaborative. A l'origine du projet, une expression de besoins et un constat d'une direction métier sur les problèmes de communication par e-mail et sur la multiplicité des stockages de documents. Il fallait aussi partager l'accès à ces informations au sein des différentes entités du groupe et garantir la confidentialité des données échangées.
"L'objectif était de trouver une solution clé en main qui nécessite un minimum de paramétrages" explique Gilles Helaine. La solution MayeticVillage avait été testée et correspondait aux besoins". Une phase pilote a d'abord été lancée puis le groupe PPR a décidé de lancer la solution en développant ses fonctionnalités. "L'idée est devenue plus précise au fur et à mesure sur ce qu'on souhaitait avoir dans le domaine du collaboratif". En septembre 2003 et en avril 2004, des nouvelles versions de la solution sont mises en place et l'architecture est stabilisée.
| "41 communautés actives depuis septembre 2003, 770 membres..." |
"Depuis la mise en place en septembre 2003, nous avons 41 communautés actives, 770 membres de une ou plusieurs communautés et une taille moyenne d'environ 100 Mo par communauté." précise le responsable. "Nous avons des communautés projets et des communautés métiers" Les premières sont limitées dans le temps (6 à 12 mois en général) avec une population limités à 5 à 10 utilisateurs et un sponsorship fait par la DSI. Les fonctions utilisées sont la gestion de sous-communauté, la publication, la gestion de version ou les listes de tâches. Les communautés métiers (comme Buyco pour les achats) sont, elles, créées sous le sponsorship d'une direction métier et sont plus pérennes dans le temps (supérieur à 2 ans), la population sur ces communautés varie de 50 à plus de 100 utilisateurs. Les fonctionnalités les plus utilisées sont la gestion de sous-communautés, la publication d'information et les forums.
Les facteurs de réussite ? "Le fait d'avoir commencé par un pilote, ce qui nous a permis de gagner en maturité et de faire des retours d'expériences réguliers, d'avoir un sponsor et un gestionnaire pour chaque communauté pour les animer, la mise à disposition en selfservice pour les utilisateurs et le moteur de recherche qui permet de retrouver les informations au travers du nombre important de nos communautés."
| Le plus dur? "désapprendre la messagerie aux utilisateurs" |
Dans les freins, il liste principalement le fait d'avoir du changer les façons de travailler des utilisateurs, "il y a eu une phase d'apprentissage, il a fallu les sensibiliser car ils avaient l'habitude de travailler par email et il a fallu leur désapprendre la messagerie. Ce sont les sponsors et gestionnaires qui ont joué un rôle important pour dynamiser les communautés, celles sur les projets étant d'ailleurs plus actives que les communautés métiers."
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Les solutions utilisées
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Mayetic est un éditeur de logiciel spécialisé dans les solutions de travail collaboratif et de gestion de contenu, en architectures intranet, extranet et internet.
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Mayetic Village
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MayeticVillage est une solution d'espaces de travail collaboratif conçue pour permettre à tout groupe de personnes de produire et de partager des informations et des documents de manière structurée et collaborative.
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Mayetic Publisher
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MayeticPublisher est une palte-forme de production de pages web statiques et dynamiques permettant de créer et d'animer un intranet/extranet.
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