Quel est l’intérêt d’une charte ?
Internet, Intranet, réseau informatique, téléphonie, télécopie, minitel, caméras de surveillance etc. nombreux sont les outils technologiques intégrés au quotidien de l’entreprise.

Des règles d’utilisation de ces outils s’imposent. Il sera plus prudent de matérialiser ces règles et usages dans une
Charte d’Utilisation des Outils Technologiques (CUOT).

Employeurs et salariés pourront y trouver des avantages réciproques. La charte apportera à l’employeur une sécurité juridique en terme de bonne exécution du contrat de travail et
de responsabilité (1). Versus, elle donnera au salarié une information pertinente sur ce qui est possible et/ou toléré sur son lieu de travail et les sanctions auxquelles il peut s’exposer.

L’hypothèse générale : prévenir plutôt que guérir
La mise en place d’une CUOT au sein de l’entreprise fait pleinement partie d’une politique de maîtrise du risque, qu’il s’agisse de prévenir un contentieux lié, par exemple, à l’utilisation de la messagerie électronique, que du risque inhérent à la sécurité physique/logique des systèmes.

Plus qu’un simple guide, la CUOT, à l’image d’un contrat, fixera les droits et obligations du salarié et de l’employeur. Lors de sa rédaction, on prendra garde à deux écueils.

Le premier est de faire en sorte que l’adoption de la charte ne soit pas perçue, par les salariés, comme une démarche autoritaire et subie. Une charte n’est pas imposée mais adoptée.

Le second est de ne pas aborder la charte indépendamment du droit applicable, sous peine de voir des clauses importantes de celle-ci, écartées par les tribunaux. A titre d’exemple, l’obligation de « badger » électroniquement lors de l’accès à l’entreprise, si elle figure bien dans le règlement intérieur, n’est d’aucune valeur juridique si le traitement de données personnelles afférent au système n’a pas été déclaré à la CNIL (2).

Ce que doit prévoir la CUOT
De nombreuses chartes limitent actuellement leur champ d’application à l’usage de l’Internet. C’est insuffisant. Une approche globale, basée sur le respect de principes généraux et illustrée par des exemples pratiques, s’impose.

Une CUOT efficace devra, au minimum, comprendre des dispositions concernant :
- L’utilisation de l’Internet et de la messagerie électronique ;
- Les procédures de surveillance mises en place ;
- Le respect des droits de propriété intellectuelle ;
- Les droits des salariés (données personnelles, respect de la vie privée, etc.) ;
- La sécurité du réseau informatique.

L’hypothèse du conflit : la CUOT est un référent
Dans le cadre d’un conflit que l’on souhaite traiter en interne, la CUOT pourra asseoir des sanctions disciplinaires.

En dehors de l’entreprise et dans un contexte judiciaire, la CUOT aura une valeur normative, pour peu qu’elle ait suivi le processus d’adoption d’un règlement intérieur et lui soit directement annexée.

De quelques bons reflexes
Il faudra également veiller à ce que la charte soit d’application étendue, tant sur le plan du personnel (stagiaires, personnel intérimaire etc.) que des outils (ordinateurs portables mis à la disposition du salarié mobile etc.).

Précisons enfin, que pour certaines entreprises appartenant à des secteurs d’activités particuliers, la CUOT devra comprendre des dispositions spécifiques (videosurveillance, géolocalisation etc.).

Dans tous les cas, l’établissement d’une CUOT qui atteint ses objectifs, va de pair avec les principes directeurs de transparence et d’information.

(1) L'article 1384 du Code civil pose notamment le principe de la responsabilité de l'employeur pour le dommage causé par son employé (responsabilité du fait des commettants)
(2) Cour de cassation, ch. soc., 6 avril 2004