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"Ce système, extrêmement développé, couvrait l'intégralité de nos besoins. Mais lors de la restructuration, nous nous sommes attachés à respecter des contraintes de réduction d'effectifs et parallèlement, à faire évoluer notre matériel vers des environnements plus ouverts de type Windows. Cela nécessitait de réécrire la totalité de nos programmes, soit 18 à 24 mois de temps équivalent homme", affirme Jean-Michel Roux, DSI de Cacharel.

Ayant optée pour l'environnement Windows, la société doit alors remplacer trois produits : un logiciel de paie, un module finance/gestion et un progiciel dit "cœur de métier" regroupant des fonctions de gestion de production, de gestion commerciale et de gestion des boutiques. La direction informatique rejette en premier lieu les outils intégrés comme SAP, les jugeant trop long à mettre en œuvre par rapport aux impératifs de temps fixés par la direction générale.

"Fin d'année 2004, l'ensemble des projets de restructuration devaient être terminés. Nous voulions être prêts avant cette date afin d'affiner les réglages si besoin. Nous nous sommes donc donnés pour objectif une mise en production des trois produits au mois de septembre 2004", note Jean-Michel Roux. Dès lors, le groupe se tourne vers une approche best-of-breed, prenant le meilleur de chaque logiciel selon ses besoins.

La fonction paye revient à ADP GSI, société jugée la plus sérieuse et la plus efficace pour répondre aux impératifs de délais fixés par Cacharel. La solution d'ADP GSI, accessible par un navigateur, fonctionne en mode ASP. "Le choix de l'ASP s'explique par l'adaptation à nos structures d'effectifs. En effet, nous n'avions pas à gérer ainsi l'outil informatique et la veille légale", ajoute le DSI de Cacharel.

L'application cœur de métier ne fait pas non plus l'objet d'un appel d'offre. L'entreprise spécialisée dans le prêt-à-porter se tourne vers l'offre Orliweb de Cegid, dédiée à ce secteur d'activité. Il réalise la partie gestion commerciale et gestion de production tandis que la gestion des boutiques transite via un autre produit Cegid, OrliPGI. Si les premiers produits n'ont pas été réellement en concurrence, le nouveau logiciel de finance donne lieu à un panorama des acteurs du marché.

Dix éditeurs sont préalablement retenus. Puis, à partir d'informations générales, la direction informatique réduit la liste à cinq sociétés : Generix, Arès, Geac, Actium et Cegid. "Les éditeurs ont été choisis en fonction de trois critères généraux. Le premier consistait à pouvoir évoluer dans un environnement de type Windows. Deuxième critère, il fallait que le produit soit relativement souple à mettre en œuvre. Enfin, nous souhaitions un logiciel international et multi-législation puisque nous gérons les comptabilités de nos filiales étrangères", ajoute Jean-Michel Roux.

Deux acteurs sortent du lot, Geac et Actium. En fin de course, Geac obtient le contrat grâce à l'aspect multi-législation de sa solution Anael et aux garanties de sécurité qu'elle a offert quant à sa pérennité. Après avoir finalisé le contrat sur les derniers mois de l'année 2003, le projet débute la phase de maquettage et de paramétrage en janvier 2004. Deux personnes seront mobilisées à la fois chez Geac mais aussi en interne.

Entre fin février et fin mai se déroulent la phase de formation des utilisateurs tandis que la solution s'enrichit de développements spécifiques. La mise en production du produit débute le 1er juin 2004 avec un mois de retard sur l'objectif de la DSI mais trois mois d'avance par rapport aux délais initiaux. "L'ensemble du projet, c'est à dire la bascule de tous les produits, a été conclue en 9 mois. Et nous n'avons pas eu de problèmes bloquants, pourtant les éditeurs anticipaient plutôt une mise en production sous 14 à 16 mois minimum. Il a fallu prendre des risques", explique Jean-Michel Roux.

Au final, les économies sont bien présentes et mesurées. Selon le directeur informatique, le coût annuel du système d'information a été réduit de plus de moitié. Seul inconvénient, la satisfaction des utilisateurs a fléchi. Une conséquence anticipée par la direction des systèmes d'informations mais jugée inéluctable étant donné les développements propriétaires et spécifiques de l'ancienne solution maison. Le coût global du projet est estimé à 120 000 euros pour la partie finance.

"Pendant la phase de projet, il y a eu une incompréhension sur des choses que nous considérions comme existantes dans la solution mais qui étaient en fait en cours de développement. D'autres fonctions, présentes sous la version AS400, n'étaient pas complètement opérationnelles en mode Windows. Mais comme les besoins avaient été contractuellement prévus, Geac a fait ce qu'il fallait pour rendre accessible ces fonctions", déclare le DSI.

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Trois axes d'améliorations seraient d'ailleurs appréciés. D'une part, le renforcement de la solution Windows par rapport à la solution AS400. Ensuite, la sortie d'une version Web et même full Web. Enfin, la direction informatique envisage d'élargir Anael avec des modules de gestion des engagements, de workflow et de gestion des abonnements.