Etablissement Public placé sous la tutelle du ministre délégué à l'Industrie, l'INPI délivre brevets, marques, dessins et modèles, tout en donnant accès à de l'information sur la propriété industrielle et les entreprises. Il propose en outre des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la propriété industrielle.
L'INPI dispose ainsi d'un centre de documentation juridique spécialisé en propriété intellectuelle (CDPI) qui traite et diffuse une base de plus de 35 000 décisions judiciaires ainsi que de nombreuses autres bases d'informations (revues de presse, bibliographies, législations etc.).
"Notre service de documentation était équipé d'une solution de gestion documentaire - Texto, de l'éditeur Cincom - acquise dans les années 1980. Des développements informatiques avaient été rajoutés, ce qui donnait au final un ensemble de produits indépendants les uns des autres qui ne communiquaient pas entre eux. C'était un tableau complexe qu'il fallait rationaliser", se souvient Françoise Quinault, responsable du CDPI de l'INPI.
Après rédaction d'un cahier des charges, un appel d'offres est passé en 2003. Les contraintes inhérentes à ce projet sont d'avoir, côté informatique, une gestion de bases (SGBD) sur Oracle et, côté fonctionnel, une souplesse d'utilisation et d'administration. "Nous souhaitions ne pas avoir à faire appel à nos collègues informaticiens pour la création ou la modification d'une base", note Françoise Quinault.
Autres exigences : que les bases de production et bases de consultation
soient les mêmes, de sorte que la maintenance ne pénalise pas la consultation, que des aides à la saisie soient fournies et qu'il
y ait un gestionnaire de thesaurus répondant à la norme des thesaurus multilingues, pour permettre polyhiérarchie et accès par lexique permuté.
| "Nous voulions la possibilité d'évoluer vers une distribution sélective de l'information, de type push" |
"Nous voulions également avoir une diffusion intranet et Internet de certaines de nos données, via des accès conviviaux à nos bases, et la possibilité d'évoluer vers une distribution sélective de l'information, de type push", complète
Françoise Quinault.
Les réponses à l'appel d'offres ne sont pas très nombreuses. "Parmi les réponses, du point de vue fonctionnel, la solution CinDoc - de Cincom - répondait le mieux à nos besoins. Car nous avions aussi des besoins en termes de reprise de l'existant, et d'un produit de gestion des abonnements et de bulletinage
[ndlr : opération consistant à pointer les revues lors de leur réception]", précise Françoise Quinault, sachant que, sur ce dernier point, le CDPI est abonné à quelque 500 titres.
L'applicatif est déployé en juillet 2004. Un serveur dédié - regroupant les bases précédemment disséminées sur plusieurs serveurs - est nécessaire. Un Dell Powerage, Pentium 4, sous Windows 2000 Server, est choisi.
"Le déploiement a été fait en un mois et demi. Nous avions un planning assez serré, entre l'installation, la reprise des données, la semaine d'arrêt de saisie et la formation des utilisateurs", note Catherine Surply, chef de projet informatique à l'INPI.
20 agents travaillent dans le service et tous ont un accès libre au produit mais, au total, c'est une volumétrie de 30 accès simultanés qui a été achetée par l'INPI à Cincom. D'autres services de documentation décentralisés peuvent en effet venir compléter les bases, comme le service du registre du commerce à Lille par exemple.
| Aujourd'hui, les collaborateurs de l'INPI ont accès par Intranet à 4 applications |
Les formations ont été réalisées par Cincom, sur site, pendant 2 mois, en fonction des profils : équipe informatique, administrateurs du CDPI et utilisateurs des solutions CinDoc, du bulletinage et du thesaurus.
"Nous sommes fort satisfaits de notre choix, cela nous a permis de diffuser l'information. Les juristes peuvent par exemple consulter la base de données de jurisprudence et les minutes à distance, c'est un gain de temps appréciable. Nous avons choisi le même éditeur mais nous n'avions pas d'a priori lors de l'appel d'offres, nous étions assez ouverts à la nouveauté", commente
Françoise Quinault.
Aujourd'hui, les collaborateurs de l'INPI ont accès par Intranet aux 4 applications suivantes :
la base signalant les articles de la revue de presse (nationale et étrangère), un fichier bibliographique, la base des données législatives
et la jurisprudence.
"Autre avantage : la fraîcheur de l'information, qui est désormais garantie grâce à une nouvelle organisation. Nous avons en effet pu redessiner les processus et éviter une dispersion dans la saisie des données de jurisprudence. Ces dernières étaient auparavant disponibles une quinzaine de jours après leur arrivée dans le service, car plusieurs personnes travaillaient sur le même document. Maintenant, elles le sont le jour même où elles arrivent, et dans tout l'INPI. De plus, tout est désormais numérisé, il n'y a plus de forme papier, en tout cas le moins possible", ajoute Françoise Quinault.
Le budget total est compris entre 150 000 et 200 000 euros. Il comprend les licences, les spécifiques, la reprise d'arriérés, les formations, l'installation et 10 journées d'assistance.
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Le
projet en bref
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Entreprise
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INPI
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Secteur
d'activité
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Propriété industrielle
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Siège social
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Paris
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Effectifs
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700 personnes
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Solution
retenue
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CinDoc de Cincom
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Dossier 
