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| L'IRCEM orchestre ses flux de documents clients par le biais d'un workflow |
| Spécialiste de la protection sociale pour les salariés au service des particuliers, le groupe professionnel dématérialise les pièces justificatives demandées en cas d'arrêt de travail, en vue d'automatiser leur traitement.
(06/02/2006) |
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Groupe professionnel spécialisé dans la protection sociale des salariés employés au service des particuliers et des familles, l'IRCEM manipule une grande quantité de documents clients. C'est notamment le cas des pièces justificatives demandées en vue du versement des indemnités d'arrêt de travail. Un flux de contenus que l'organisme gère depuis 2002 de façon dématérialisée par le biais d'une solution de workflow.
"Les documents en question, qui vont du RIB au décompte de sécurité sociale, étaient précédemment manipulés manuellement, ce qui engendrait des pertes ainsi qu'une volumétrie importante de papier à manipuler et donc des temps de traitement longs", explique François Peyrodie, responsable des
systèmes d'information à l'IRCEM.
En amont du processus, une plate-forme d'acquisition assure la numérisation des éléments. Elle est composée d'un scanner couplé à un outil de reconnaissance de caractères manuscrits permettant de récupérer les informations (nom, numéro de sécurité sociale, etc.) saisies par les adhérents au sein de formulaires normalisés, typiquement des bordereaux de demande de d'indemnisation.
Une fois numérisés, les contenus sont pris en charge par une solution de gestion documentaire basée sur l'application de gestion de processus de l'éditeur Global 360. Articulée autour d'un moteur de règles, elle traite les flux au regard de différents critères. En fonction de leur provenance géographique, les dossiers sont attribués à des agents particuliers. Les paniers présentant des pièces manquantes sont mis en attente. Certains dossiers sont également réattribués, après validation, par un superviseur, si la charge de travail de l'agent initial s'avère trop importante.
| Les problématiques d'intégration du projet étaient complexes |
Pour mettre en place la solution, l'IRCEM a fait appel à la SSII Unilog. "Les problématiques d'intégration du projet étaient complexes. L'application Global 360 a notamment été interfacée avec notre système de gestion central, développé spécifiquement en C#. L'idée étant de faire le lien entre le dossier client et ses documents justificatifs", explique François Peyrodie.
Autre enjeu évoqué : l'accompagnement du changement, auprès d'une population d'utilisateurs emprunte d'une culture presque exclusivement "papier". Un challenge que l'ICERM a choisi de relever en soignant l'ergonomie des nouveaux postes de travail mis à la disposition des salariés. Un travail de réflexion a ainsi été réalisé autour de l'interface d'accès à l'outil, notamment quant à sa structuration fonctionnelle (visualisation du document, workflow et accès à l'application centrale).
"Le nouveau dispositif nous permet d'éviter les pertes de documents, en réduisant les manipulations humaines. Le processus de traitement est également accéléré", constate le DSI.
Depuis sa mise en production, la plate-forme a subi de nombreuses améliorations, comme l'ajout de nouveaux types de documents ou encore l'intégration de flux en provenance de partenaires (chèques emploi service par exemple).
"Nous prévoyons de pouvoir bientôt déclencher les mises en paiement de manière automatique, dès qu'un panier non-complet présentera toutes les pièces nécessaires par exemple. Un contrôle sera bien sûr effectué", projette le responsable.
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Le
projet en bref
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Organisme
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IRCEM
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Effectifs
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450 salariés
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Siège
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Roubaix
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Secteur
d'activité
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Protection sociale
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Type
de projet
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Gestion de contenu
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Solution
de gestion de contenu
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Global 360 (50 utilisateurs)
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Solution d'acquisition
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FreeMind (Itesoft)
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Date
de lancement du projet
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Courant
2001
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En
production depuis
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Début 2002
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