 |
|
| |
 |
Jean-François Donikian
Directeur Associé
StarXpert |
|
Jean-François Donikian
"Migration : pas de vrais pièges mais des aspects à valider en amont"
Changer d'outils bureautiques requiert quelques précautions en termes techniques et organisationnels. Jean-François Donikian, Directeur Associé de StarXpert, vous donne les clés d'une migration en douceur.
10/07/2006 |
| |
|
|
Depuis 2003, StarXpert accompagne les secteurs public et privé dans leur migration vers le poste de travail et les environnements bureautiques Open Source.
JDN Solutions. Au cours d'une migration, quels sont les pièges à éviter quant à l'intégration du nouvel outil dans le système d'information ?
Jean-François Donikian. Je parlerais plus d'aspects à valider que de pièges à éviter.
Pour l'aspect intégration, quatre points sont à valider : l'interface avec les applications métier, les macros, les modèles et la présence d'applications Access.
L'interfaçage des outils bureautiques - Word et Excel généralement - avec les applications métier est fréquente pour le traitement en sortie des données de l'entreprise. Dans ce cas, il existe plusieurs solutions pour pallier le problème, telles que le réutilisation des API Word / Excel existantes mais aussi la génération d'un flux de données XML pour la reconstruction des documents dans un autre format.
Les macros ensuite : l'entreprise en utilise-t-elle ? Est-il pertinent de les migrer ? Comment les migrer ? Dans tous les cas, une analyse sera nécessaire avant toute décision. Pour les modèles, les mêmes questions seront posées : des modèles sont-ils utilisés ? Fonctionnent-ils nativement avec le nouvel outil ? Les problèmes les plus fréquemment rencontrés avec les modèles concernent l'ancrage des images.
Enfin, les applications Access. Dans de
nombreuses PME, l'outil de gestion de données de la suite de Microsoft a fréquemment été utilisée pour toute sorte d'applications. Sont-elles toujours pertinentes dans l'environnement informatique de l'entreprise ? Doit-on les conserver (ce qui implique la conservation de la licence Microsoft) ? Doit-on les migrer et dans quel format ? Une étude d'opportunités sera dans tous les cas à mener.
Que préconisez-vous pour l'installation de l'outil ?
Seconde question technique, la "masterisation" du nouvel outil. Plusieurs solutions sont possibles :
la télédistribution ou la création d'un master d'installation. Quoi qu'il en soit, il est impératif que l'installation reste muette pour l'utilisateur, c'est-à-dire qu'il ne doit rien avoir à faire pour installer l'outil.
Et sur la question des formats de fichiers ?
Bien sûr, on ne peut pas parler de migration bureautique sans aborder le délicat sujet des formats de documents. Nous avons pu noter que beaucoup de nos clients font le choix de conserver leurs anciens documents au format d'origine dans la mesure où le fond documentaire est assez peu réutilisé. Il reste possible de les convertir en masse, ce qui n'est pas conseillé en raison des risques d'erreurs à la conversion.
L'autre problématique à laquelle doit répondre l'entreprise lors de sa migration est la relation à l'environnement, au niveau de l'échange de documents électroniques. L'arbitrage à faire est l'utilisation systématique du format doc (choix très rare) ou la conversion des documents au moment de l'envoi.
Pour détourner le problème, StarXpert a développé un module en Open Source qui permet l'enregistrement et l'envoi de documents simultané en plusieurs formats, en fonction des destinataires.
Quelles conséquences la migration peut-elle avoir sur l'organisation ?
Aucune si la conduite du changement est correctement menée. Cela s'entend par des moyens de formation cohérents en fonction des différentes cibles, un support disponible, des actions de communication auprès des utilisateurs et la mise au point d'outils d'accompagnement.
| "Préparer, communiquer, accompagner sont les clés du succès" |
Les méthodes à mettre en place pour la formation des utilisateurs dépend en grande partie de la culture d'entreprise. Une entreprise tournée vers la formation de ses collaborateurs fera généralement le choix de sessions longues en salle.
Pour les autres, la mise en place de séminaires d'information / formation
est une excellente solution pour permettre aux utilisateurs de découvrir les principales différences avec leur ancien outil. Côté e-learning, nous n'avons eu jusque-là que très peu de demandes.
Le support à mettre en place va bien entendu dépendre des formations effectuées. Dans le cas de simples séminaires, il sera en général nécessaire d'avoir un support très réactif. Pour une bonne adoption de l'outil, l'utilisateur doit trouver rapidement une solution aux problèmes qu'il rencontre.
La période de transition est toujours délicate et je déconseille la suppression immédiate de l'ancien outil au profit du nouveau. Il faut laisser une roue de secours aux utilisateurs. A ce moment-là, des outils d'accompagnement pourront jouer pleinement leur rôle. Il peut s'agit de CD, de mémentos, etc.
Last but not least, la communication sera un élément
clé de la réussite de la migration. La Direction doit clairement indiquer les raisons de son choix dans la stratégie de l'entreprise et établir un calendrier indicatif à l'attention des utilisateurs. Le plan de communication doit rester le plus honnête possible et ne pas occulter les difficultés que la migration pourra temporairement générer pour tous dans l'entreprise.
En résumé, trois conseils pour une migration en douceur ?
1) Préparer en amont pour "débroussailler le terrain" et offrir un environnement favorable au nouvel outil.
2) Communiquer
sans détour autour du projet.
3) Accompagner les utilisateurs. L'utilisateur ne doit jamais se retrouver face à un document impossible à produire en raison d'un manque de connaissance de l'outil.
|
| |
Propos recueillis par Ludovic TICHIT, JDN Solutions |
|
|
PARCOURS
|
|
|
| |
Jean-François Donikian est directeur associé chez StarXpert.
Lire sa fiche dans le Carnet des
Managers.
|
|
|
|
|
|
|
