Selon l'ensemble de la littérature informatique, l'ERP (ou PGI) est un ensemble modulaire de logiciels regroupant les principales fonctions de gestion d'entreprise (comptabilité, finances, logistique, RH, etc). Une définition désormais un peu étriquée.
En effet, ses missions d'origine font de l'ERP l'outil idéal de centralisation de l'information de l'entreprise. Il peut ainsi prendre une nouvelle dimension et se placer au cœur de la politique de travail collaboratif des entreprises.
"A l'inverse des outils dédiés, l'ERP fédère de nombreuses informations utiles, pour la plupart, à l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise, commente Rodolphe Dillenseger, chef de produit Dynamics Ax chez Microsoft. Qualité, quantité et données à jour seront d'autant plus au rendez-vous que l'information ne sera pas dupliquée dans de multiples outils".
Naturellement, toute l'information présente dans l'ERP n'est pas utile à tous les services ou tous les collaborateurs de l'entreprise. Une politique de gestion d'accès très précise devra donc être mise en place avec minutie.
Dans ce cadre, le mode d'accès revêt également une importance toute particulière. "En bout de chaîne, les utilisateurs de l'ERP sont alors tous les collaborateurs de l'entreprise, prévient le chef de produit. Il faut savoir identifier des catégories d'utilisateurs avec un mode d'accès aux informations spécifique à chacune".
On en distingue généralement deux : les utilisateurs de l'ERP eux-mêmes, qui auront la capacité d'aller "fouiller" dans l'outil. Ils sauront eux-mêmes l'interroger pour trouver l'information pertinente. En revanche, pour les autres, une interface avec l'outil sera nécessaire. "Chez Microsoft, c'est le principe du portail Sharepoint,
qui permet d'interroger l'outil via une interface intuitive", souligne Rodolphe Dillenseger.
Pour ces utilisateurs non avertis (et pour les autres), les outils quotidiens peuvent
eux aussi servir de passerelles aux informations de l'ERP. C'est le cas par exemple des outils bureautiques ou de la messagerie électronique. L'offre Duet conjointement proposée par Microsoft et SAP (lire la rubrique Nouveaux produits du 09/05/2006) est une parfaite illustration de cette évolution.
| Une ouverture vers l'intérieur et l'extérieur de l'entreprise |
Des outils précieux pour qui veut créer, par exemple, des fiches produits et autres devis, tout en étant certain de l'exactitude des données (prix, description, etc).
Pour le chef de produit Dynamics Ax, l'interfaçage du PGI avec les outils courants revêt un intérêt supplémentaire : "les documents créés peuvent être directement enregistrés dans la base de données de l'ERP. Si leur créateur s'absente ou quitte l'entreprise, ils sont ainsi plus simples à retrouver pour ses collègues que s'ils étaient enregistrés dans un répertoire du réseau ou, pire, sur son poste".
Ouverts aux collaborateurs, l'ERP l'est également de plus en plus vers l'environnement externe de l'entreprise. Connecté à l'extranet, il permet à un client d'éditer un devis personnalisé en ligne, même s'il dispose de conditions de ventes particulières. Le client lui-même devenant alors un maillon du travail collaboratif.
Les ERP, parfois critiqués pour leur manque de clarté et leur coût pharaonique eu égard à leurs apports en termes de performances, semblent négocier un véritable tournant culturel.
Avec, au cœur de leur préoccupation, l'utilisateur final. "Arrivés à maturité technologique, les ERP peuvent se concentrer sur l'information qu'ils contiennent et au moyen d'y accèder de manière plus intuitive", conclut Rodolphe Dillenseger.
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