L'assureur français Macif s'organise en onze régions autonomes auxquelles le groupe assure un appui technique et financier. La Macif Centre Ouest Atlantique se répartit ainsi sur 7 départements en Poitou-Charentes et dans les Pays de Loire, et compte un peu plus de 400 000 sociétaires.
Implantée à Niort, la direction informatique de proximité régionale Centre Ouest Atlantique fait office de référent par rapport à une informatique centrale et des utilisateurs de terrain. Elle assure en outre des missions diverses, dont la réalisation d'audits de situation, la définition de préconisations d'évolutions organisationnelles et techniques, ainsi que le suivi des évolutions informatiques.
Autant de missions qui nécessitent l'utilisation d'outils de gestion de projet, aussi bien au sein de la direction informatique que dans ses rapports avec les autres métiers de l'entreprise. Afin de compléter sa palette d'applications de conduite de projet, composée en grande partie de logiciels de bureautique classiques, la cellule informatique a décidé de se doter d'un outil de Mind Mapping.
Cette dénomination anglophone désigne une méthode de représentation graphique et heuristique des idées, concepts ou informations. Dresser une Mind Map, ou carte mentale, consiste ainsi à partir d'une idée centrale ou d'une question, à organiser et représenter l'information d'une manière visuelle et structurée.
"Elle amène les utilisateurs à avoir une démarche intellectuelle structurée, sans pour autant tuer l'innovation ou la création", juge le responsable informatique régional, Alain Delpech.
Découvrant l'outil MindManager par le biais de relations professionnelles du monde du conseil, un secteur utilisateur du Mind Mapping, Alain Delpech décide d'en équiper les postes de l'équipe informatique. "Compte tenu de la nature du logiciel, il n'était pas question d'y aller à la hussarde", prévient cependant le responsable.
"On touche ici un peu le côté intime des choses, c'est-à-dire la manière dont je réfléchis et matérialise sur papier ce que j'ai à l'esprit. Il faut donc laisser le temps aux collaborateurs de s'approprier l'outil, sous peine d'aboutir à un rejet. Et dans ce type de projet, un échec est souvent difficile à rattraper", poursuit-il.
| Un prise de conscience de l'ampleur des projets |
La synchronisation automatique entre MindManager et JCV Gantt, un logiciel de gestion de projet exploité par l'équipe Macif, et l'intégration avancée avec Microsoft Office ont également concouru au choix de la solution. Toutefois, le responsable informatique n'exclut pas à l'avenir de mener des tests avec la suite libre OpenOffice.
Une phase de découverte et une première formation sur site de trois jours portant sur les principes du Map Mapping bouclées, la direction informatique de proximité utilise MindManager à des fins diverses, souvent au-delà du besoin exprimé initialement. "Pour des structures d'accompagnement, cela permet d'avoir une image de professionnels et de gens de méthode. Nous souffrons parfois d'une image de bricoleurs", fait valoir Alain Delpech.
"Nous sommes souvent confrontés à des problématiques transversales pour lesquelles il est complexe de peser les impacts. La démarche projet nous aide donc à qualifier ces impacts, à les formaliser rapidement, puis à les évaluer collégialement. Cela permet à chacun au sein des directions et services de prendre conscience de l'ampleur du projet, puis de définir les actions à mettre en uvre, en évitant ainsi parfois de se disperser tous azimuts", déclare-t-il également.
En raison d'une utilisation multiforme de l'application (génération d'intranet, réalisation d'organigrammes et de guides méthodologiques, conception de comptes-rendus, etc.), l'équipe informatique de la Macif suit, 6 mois après la première, une deuxième formation, d'une seule journée cette fois. Cette dernière, plus ciblée, vise avant tout à donner les compétences nécessaires pour répondre à des problématiques spécifiques à la Macif.
Enfin, hormis un retard dans la publication des mises à jour pour la version française et l'absence de moteur de recherche en natif, le bilan dressé par Alain Delpech est globalement positif. Celui-ci explique en outre que le produit fait quelques émules auprès d'autres structures régionales de la Macif. Ces dernières pourront le cas échéant s'appuyer sur l'expérience de la région Centre Ouest Atlantique et sur le guide méthodologique de l'outil conçu par elle par le biais de MindManager.
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Le
projet en bref
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Entreprise
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Macif Centre Ouest Atlantique
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Effectifs
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536
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Secteur
d'activité
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Assurance
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Type
de projet
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Gestion de projet
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Editeur
retenu
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Mindjet
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En
production depuis
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2004
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Dossier 
