Complexe thermal et hôtelier situé à Dax, le groupe Thermes Adour emploie 440 personnes pour accueillir près de 20 000 clients par an sur les 1 000 chambres que proposent les 5 sites des Thermes Adour.
En raison de ses diverses activités, l'entreprise est amenée à gérer différentes duréee de travail (35 heures et 39 heures notamment), qui la contraignent à tenir à jour un système de gestion du temps de travail.
Fin 2004, elle envisage le remplacement de sa procédure manuelle de pointage par une méthode plus automatisée, et fait appel pour ce projet à la société Bodet. L'équipe informatique interne se charge alors de l'étude et envisage dans un premier temps un système de badge communiquant par radios avec les lecteurs.
"Nous avons démarré l'utilisation du système le 9 mai 2005. Nous avons très rapidement pris conscience du gain de temps qu'il y avait par rapport à une méthode manuelle. Mais dans le courant de l'été 2005, nous nous sommes rendus compte que ce système n'avait pas supprimé tous les soucis du pointage. Il fallait prévoir des interventions régulières en raison d'oublis ou de pertes de badge", explique Cathy Burosse, responsable du service personnel.
Dès le 1er octobre, le groupe Thermes Adour remplace son système de badges par un scanner capable de reconnaître la géométrie de la main. Impossible donc d'oublier son identifiant, ou de le perdre. Un budget estimé à 30 000 euros mais qui a permis d'économiser sur le renouvellement des badges.
L'installation du système, relativement lourde (3 mois au total), a été allongée par les aspects techniques et par la conduite du changement nécessaire pour former les utilisateurs au nouveau système. D'autre part, un délai de 2 mois a été nécessaire pour obtenir l'accord de la CNIL. Pour éviter de stocker des données personnelles, un numéro est associé à chaque volume de main, numéros qui sont stockés sur le serveur central.
| Chaque pointeuse stocke jusqu'à un mois de données |
"Les salariés n'ont pas ressenti cet aspect fichage. Nous sommes passés du stade de la préhistoire à la science-fiction et ce système a surtout été perçu comme une méthode moderne. D'autre part, l'usage est encadré par la CNIL", indique Cathy Burosse. Et le retour sur investissement est évident : en 1 heure, la responsable de service peut visualiser l'état des 440 salariés du groupe, alors qu'il fallait 1 journée et demi auparavant.
Le système de gestion du temps de présence Kélio de Bodet, gère également les dates de début et de fin de contrats de travail, de manière à automatiser la création et la suppression d'une fiche salarié dans le système pour les intérimaires ou les CDD.
"Il y a eu quelques soucis : une jeune femme à qui il manquait un petit doigt, ou des pansements à un doigt ce qui change le volume d'une main. Mais il faut que ce changement soit vraiment sensible pour poser problème. Et lorsque cela arrive, je peux intervenir manuellement depuis mon poste de travail en saisie directe", ajoute Cathy Burosse.
Toutes les pointeuses sont branchées sur le réseau et disposent d'adresses IP. Elles peuvent ainsi être mises à l'heure automatiquement, et communiquent leurs données au serveur central. Chaque badgeuse est réglée pour stocker jusqu'à un mois de présence par salarié. Aussi, si une panne réseau survient, l'appareil continue à enregistrer les salariés et dès que la connexion revient, il remet à jour la base du serveur.
Pour relier ces différents appareils, les Thermes de l'Adour ont encore fait preuve d'originalité en passant par le courant porteur en ligne. Les sites distants étant trop éloignés pour mettre en place du WiFi, cette solution offrait le meilleur rapport performances / prix. Le serveur central sous Windows 2000, programme les heures de récupération des informations auprès des pointeuses.
"Le volume d'information sur le réseau est transparent, tout comme les ressources machines utilisées. Notre problème, lorsqu'il survient, ne concerne pas le système de biométrie mais plutôt le réseau informatique", commente Jean Damitio, responsable informatique du groupe Thermes Adour.
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Le
projet en bref
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Entreprise
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Thermes de l'Adour
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Effectifs
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440
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Budget
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30 000 euros
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Secteur
d'activité
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Complexe thermal et hôtelier
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Type
de projet
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Gestion du temps de présence
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Editeur
retenu
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Bodet
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Date
de lancement du projet
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Décembre 2004
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En
production depuis
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Octobre 2005
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