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| L'accès à l'information, pour une meilleure collaboration |
| Partage d'informations, travail collaboratif, l'entreprise s'abuse parfois de ces terminologies très "tendance". Mais au-delà de l'effet de mode, encore faut-il effectivement trouver l'information convoitée.
(24/01/2007) |
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La notion d'information, surtout en entreprise, est particulièrement complexe. Elle polarise aussi bien les informations déjà existantes, celles à venir (par apport ou par analyse ou croisement des connaissances existantes) mais aussi des individus, détenteurs d'origine de ces connaissances.
La réflexion autour de la mise en place d'un système d'information, au sens strict du terme, n'est donc pas à prendre à la légère pour une obtenir une réponse pertinente aux besoins de l'entreprise.
Première brique à apporter à l'édifice : la structuration. "Pas des outils mais bien de l'information, précise Gilles Balmisse, directeur associé de KnowledgeConsult. C'est la condition préalable à tout projet de mise en commun de l'information".
L'idéal est, bien sûr, d'avoir recours à une solution d'ECI (Enterprise Content Integration). "L'ECI a pour objectif de fournir une 'vision unifiée' des contenus quels que soient leur localisation et les systèmes qui les gèrent, explique le directeur. [...] Elle offre un référentiel commun permettant un échange de contenu d'un système à un autre en respectant les droits d'accès assignés au contenu en question".
La structuration et la catégorisation des données passent notamment par les méta-données : nom de l'auteur, des personnes citées, année de publication ou encore recensement des concepts développés dans le document.
Mais les classifier et les structurer est loin de suffire. Encore faut-il les rendre accessibles aux utilisateurs. "Dans un premier temps, la réflexion doit porter sur la façon d'organiser l'information, commente Gilles Balmisse : thématiques métier, thématiques générales, etc".
Cette étape pourra par exemple être prise en charge par un groupe de travail composé de professionnels du métier et de professionnels de l'information. "Pour les aspects de modélisation, les professionnels du métier seront plutôt choisis parmi le staff de direction, dont la vision est plus stratégique et plus macroscopique, poursuit-il. En revanche, en termes de contenus, les opérationnels seront préférés".
"Donner l'envie de chercher l'information et les moyens de la trouver"
(G. Balmisse - KnowledgeConsult)
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Dans une seconde phase, l'ergonomie devra pour sa part être particulièrement soignée. A deux niveaux : tout d'abord, quant à la mise en avant de l'information et à sa présentation générale. Ensuite, et dans une moindre mesure, dans ce qu'elle a d'esthétique. "Il faut donner à l'utilisateur l'envie de chercher l'information et les moyens de la trouver".
Pour l'aider dans cette tâche, le moteur de recherche est l'un des outils mis à sa disposition. Au départ, simple outil de recherche de l'information existante dans un périmètre donné, le moteur devient acteur central du système d'information grâce à des fonctionnalités toujours plus avancées.
Pour le directeur de KnowledgeConsult, "ces nouvelles fonctionnalités guident l'utilisateur dans sa recherche. C'est par exemple le cas du textmining, qui permet à l'outil d'associer des concepts à la recherche effectuée par l'utilisateur".
Et surtout, les moteurs sont désormais multidimensionnels et ne se contentent plus d'indexer les informations existantes. Ils sont capables par exemple de croiser les données du système d'information dans son intégralité (information existantes, auteurs) afin de déterminer automatiquement les expertises de chacun.
Et ce n'est qu'un exemple parmi tant d'autres. "Des concepts imaginés au départ pour la recherche Web trouvent souvent des applications en entreprise. La notion de textes associés dans les résultats d'une recherche, proposée par Exalead, peut s'avérer très utile en entreprise".
Enfin, partager l'information signifie aussi l'adhésion de tous au processus. Tous les collaborateurs doivent ainsi, dès le début de la réflexion, être impliqués. "Le collaborateur-acteur aura plus tendance à participer volontairement au partage de l'information".
L'entreprise peut aussi mettre en place des outils incitatifs à la démarche. "En intégrant cette notion dans les objectifs annuels ou plus simplement en valorisant les producteurs de contenus dans la structure. Dans tous les cas, les salariés seront plus enclins à partager leurs informations s'ils en reçoivent eux-mêmes" conclut Gilles Balmisse.
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