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Hugues Marchat
Directeur
cabinet EFII |
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Hugues Marchat
"Un bon chef de projet c'est celui qui connait la méthode et qui décide de ne pas la respecter"
Spécialiste en gestion de projets, Hugues Marchat fait le point et répond aux nombreuses questions des internautes.
18/04/2006 |
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Quelles sont les vertus cardinales d`un bon chef de projet ?
Hugues Marchat. Les qualités d`un chef de projet se déclinent sur 2 axes. D'abord le savoir faire qui gravite autour de la rigueur, par exemple pour faire un bon planning. Le deuxième axe c'est le savoir être, le chef de projet doit être à la fois à l'écoute de l'ensemble de l'équipe : c'est donc un communicant. Il doit savoir aussi être pugnace et ne rien lâcher par exemple pour obtenir le reporting sur les tâches tout au long du projet.
La gestion de projet, n`est ce pas trop rigoureux pour l`entreprise ?
La gestion de projet n'est pas la solution à tous les maux ! En effet elle est souvent utilisée comme mode de management (voir flicage...). Ce sont des dérives. Dans le gestion de projet il ne faut pas voir seulement le coté méthodique (procédural), c'est souvent ceci qui est mal ressenti. Cela doit être présenté par les managers comme un "fil rouge" pour mieux travailler ensemble. C'est un état d'esprit avant d'être une procédure.
Quelles entreprises ne peuvent y recourir ? pourquoi ?
Dans l'absolu aucune ! Simplement il est évident qu'il faut savoir adapter la méthodologie à la fois à la taille de l'entreprise mais aussi à ses métiers. Ainsi il sera inutile de mettre en place dans une PME une méthode qui nécessitera trop d'administratif et qui sera ressentie comme un poids supplémentaire, alors qu'on pourra se permettre d'être plus exigeant dans un grand groupe avec des chefs de projets "professionnels". On pourrait simplement dire que la conduite de projet est difficile à appliquer en recherche fondamentale, pour le reste je ne vois pas d'obstacle particulier sous réserve d'adaptations.
Qui est à l`origine de votre méthodologie ?
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 On peut diviser la conduite de projet en Hard et Soft, comme pour l'informatique" |
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La méthodologie a été élaborée au sein du cabinet EFII avec l'ensemble de mes consultants. Toutes les méthodes que nous publions ou utilisons chez nos clients émanent d'une demande "de terrain" d'un de nos clients. Nous l'adaptons ensuite pour la rendre plus généralisable à d'autres clients, c'est un travail de dé-personnalisation.
Quelles sont les meilleures techniques utilisées pour une bonne gestion des projets ?
On peut diviser la conduite de projet en Hard et Soft, comme pour l'informatique. Le Hard ce sont les techniques de cadrage, de planification, d'analyse des risques, de capitalisation, de gestion budgétaire. Le Soft regroupe les techniques de management d'équipe, de communication à travers le plan de communication mais aussi d'animation de réunions et de prise de parole en public. On retrouve ainsi les 2 volets de compétences d'un bon chef de projet.
"Management de projet" et "conduite du changement" au sein de l`entreprise sont parfois indissociables. Quels conseils donneriez-vous à un chef de projet ? notamment dans une entreprise où l`on sait que les freins au changement sont importants ?
La conduite du changement est un des volets de la conduite de projet. Le moteur de la conduite du changement c'est la communication. La communication doit être construite avec une stratégie. La stratégie de communication se base à la fois sur les éléments de planification (contraintes de livraison) mais aussi sur le comportement des acteurs. Pour ma part j'utilise la carte des partenaires qui me permet de positionner les acteurs par rapport au projet.
La carte des partenaires identifie les plutôt contre et les plutôt pour dans une typologie de 8 comportements (opposants, triangles d'or, engagés...). Cette carte permet de définir des stratégies de communication très efficaces. Vous trouvrez des indications précieuses dans la stratégie du projet latéral (Herbemont et Cesar) chez Dunod.
Quels délais envisager pour un basculement vers le fonctionnement en"tout projet" dans une PME ?
Il faut compter de 1 à 3 ans dans un PME et de 3 à 5 ans dans un grand groupe. Tout dépend du niveau d'implication du manager, c'est un challenge très important et très difficile, il faut tenir la distance, seuls 50% des entreprises le réussissent.
La gestion de projets ne doit-elle pas rester quelque chose de limité dans le temps ? Je pense que c`est une dérive d`instaurer une gestion en mode projet en permanence, cela donne une instabilité dans le management et une situation d`urgence permanente qui ne se justifie pas...qu`en pensez-vous ?
La gestion de projet ne s'applique pas à tout, cela doit rester une exception, l'idéal étant de l'appliquer à tous les projets stratégiques. La gestion de projet c'est l'exception, pour faire mieux et plus vite. La gestion de projet met souvent les ressources "dans le rouge", c'est aussi pour cela que tout ne doit pas être mis en mode projet.
En quoi diffère un projet IT d`un projet plus managérial ?
On peut dire que les informaticiens ont une logique méthodologique qui leur permet d'aborder assez facilement les aspects techniques de la gestion de projet (planification, budget, analyse des risques). En cela ils deviennent assez performants en la matière, ce qui fait que ces aspects là sont assez bien réalisés. Cependant la partie communication est souvent défaillante dans les projet et elle "passe à la trappe" : on se réfugie dans la technique, qui elle ne résout rien si elle n'est pas accompagnée... Dans les autres types de projets la partie communication est souvent mieux menée mais la partie technique est elle souvent négligée.
Comment aider les utilisateurs à exprimer du mieux possible leurs besoins ?
Ce ne sont pas les utilisateurs qui expriment le besoin mais un "analyste" qui doit les aider à les exprimer, c'est là toute la difficulté. C'est pourquoi on voit aujourd'hui un renforcement des maitrises d'ouvrage dont c'est le role de faire exprimer le besoin. Le mieux c'est de mettre les utilisateurs en situation "d'usage", de les observer (observations qualitatives et quantitatives) et ensuite de transcrire ces observations dans des modèles (schémas, dessins, plans, cartes...) puis de faire valider ces modélisations aux utilisateurs. Le gros problème c'est qu'on ne consacre pas assez de temps à cette phase de l'étude.
Il ne serait pas choquant par exemple de passer 3 fois plus de temps à analyser le besoin qu'à le réaliser... mais ce n'est souvent pas le cas !
Quel est le meilleur chef de projet au sein de l`entreprise ? Est-il risqué d`avoir plusieurs chefs sur un même projet ?
Le meilleur chef de projet c'est celui qui a le temps de gérer le projet... Je préfère prendre un stagiaire qui va piloter l`ensemble, le porter, le suivre que prendre quelqu'un qui est déjà débordé et qui va faire ce travail en plus de sa charge habituelle.
En tous cas ce n'est pas le manager le plus haut "gradé" qui est le meilleur...
Au final il est impossible d'avoir 2 chefs de projet sur un même projet, y a-t-il 2 skippers sur un même bateau ?
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Il est difficile de trouver de bons chefs de projet qui allient le savoir faire et le savoir être" |
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A-t-on déjà assisté à une pénurie de chefs de projets ?
En quelque sorte oui car il est difficile de trouver de bons chefs de projet qui allient le savoir faire et le savoir être, le chef de projet c'est le mouton à 5 pattes, il doit avoir la culture du sujet sans être un expert, cela doit être un leader sans être un manager, il doit avoir la rigueur nécessaire sans être un tyran...un être d'exception sans doute !
J`ai été amenée à être chef de projet sans être formée auparavant aux techniques de gestion de projet ou autre, j`ai retiré de ces expériences que la principale qualité pour un chef de projet est le BSP (bon sens paysan), est ce aussi votre avis ?
Le bon sens est effectivement le plus important, ce bon sens est d'autant plus efficace lorsqu'il est associé à une rigueur méthodologique. Mais au final le bon sens prime. Un bon chef de projet c'est celui qui connait la méthode et qui décide de ne pas la respecter car il juge qu'elle doit être adaptée pour que le projet fonctionne !
L`organisation par projet est-elle vraiment bien admise dans les entreprises françaises, n`est-elle
pas plutôt adaptée à la culture anglo-saxone où elle est vraiment installée dans les entreprises ?
C'est vraiment difficile de la mettre en place dans nos entreprises françaises car nous avons une forte culture de hiérarchie et non pas une culture d'experts. On parle de transversalité en gestion de projet et dans la plupart des cas on est incapables de la pratiquer. Il n'est pas simple de manager des personnes sur lesquelles on a pas de poids hiérarchique. D'autre part, les systèmes de rémunération ne sont pas adaptés à la conduite de projet, il faut pouvoir récompenser ceux qui investissent dans les projets en plus de leur travail de tous les jours, ce qui veut dire revoir nos systèmes de rémunération et là évidemment on imagine les résistances !
Quels sont vos diagrammes préférés de schématisation d`un projet ? Pourquoi ?
Au risque de vous surprendre mon diagramme préféré est le petit dessin que je fais avec tous les acteurs du projet et la stratégie de communication que je vais adopter. C'est plus difficile de faire un bon planning avec un Gantt ou un Pert ! La vue d'un projet à travers sa planification est une vue très réductrice des choses. En tous cas je choisirai pour la planification le diagramme de Gantt que tout le monde comprend et sûrement pas le Pert qui reste un outil de spécialiste. Un planning doit être "communicant" et compris par tous.
Qu`est le QQOQCPC ?
C'est le Quintilien...C'est un peu un couteau suisse qui permet grâce à une série de questions de décortiquer un problème. On peut par exemple l'utiliser pour analyser un poste de travail. Le Qui (qui fait le travail ?) le quoi (quel travail fait-il ?), le quand (à quel moment le fait-il ?)... Ainsi de suite on peut même l'utiliser pour "critiquer" un sujet en ajoutant à chaque question une question pourquoi. Ainsi Qui et Pourquoi, Quoi et pourquoi, Quand et pourquoi...
Quelles difficultés rencontrent vos élèves à Centrale et/ou au CNAM dans cette approche ?
Les principales difficultés sont liées à un inexpérience de terrain. Ils prennent souvent les outils pour "argent comptant" sans en voir les difficultés d'application. Les exemples que j'utilise tout au long de la formation sont des exemples vécus, j'ai souvent l'impression qu'ils sont loin de ces préoccupations "plus humaines des choses" au profit des techniques, j'espère seulement qu'ils se souviendront sur le terrain des conseils donnés !
Que vous apporte l`enseignement ?
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Enseigner m'oblige à y voir clair dans ma tête pour communiquer aux autres des concepts qui ne sont pas toujours évidents à transmettre." |
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Il m'oblige à y voir clair dans ma tête pour communiquer aux autres des concepts qui ne sont pas toujours évidents à transmettre. Celà m'oblige à modéliser beaucoup et donc à comprendre mieux ce qui ce passe dans la vie de tous les jours et ainsi prendre de la hauteur. C'est aussi un moyen de "prendre l'air", de rencontrer des personnes nouvelles et enfin de recruter car tous mes consultants viennent des écoles ou j'enseigne.
Chef de projet "seul maitre à bord" et le Responsable Qualité Projet ?
Le chef de projet n'est pas un "chef", il n'est donc pas responsable de tout. Il a la charge d'emmener son équipage, maître à bord surement, mais pas de manière "imposée", plutôt consensuelle s'il ne veut pas risquer la mutinerie ! C'est évidemment le garant de la méthode et en cela il est responsable de la qualité, qui se traduit dans le respect de la méthode, en bonne intelligence et avec le bon sens dont nous avons parlé auparavant.
Quels sont les diplômes ou les formations spécIfiques reconnus par la profession ?
Pas vraiment de diplômes, même si le CNAM forme des Master en conduite de projet. C'est plutôt le savant mélange de l'expérience et des formations spécifiques que l'on peut trouver dans tous les bons organismes de formation.
Vos prestations sont-elles accessibles, y compris financièrement, à un simple particulier qui cherche à optimiser et/ou valider un business-plan ?
Cela me semble difficile si le financement doit être supporté par un particulier, il faut plutôt passer par une aide d'organismes types chambres de commerce ou des métiers qui peuvent vous aider à financer des journées de conseil. Une journée de conseil se facture entre 1200 et 1500 euros HT par jour dans nos métiers, c'est directement dépendant de la durée du projet et du nombre de jours de conseil. Nous intervenons dans de toutes petites entreprise mais c'est souvent à travers des chambres ou des associations qui financent le conseil.
Parlez moi de votre ouvrage : où le trouver ? Est-ce le premier d`une série ?
L`analyse des besoins est un ouvrage pratique destiné à tous du débutant au confirmé. Il est utile à toute personne qui doit faire un cahier des charges "utilisateur" que ce soit pour définir un produit ou un service. C'est un livre avec une série de fiches pratiques et des conseils. Les outils sont prêts à l'emploi sur un CD. Il est disponible dans toutes les bonnes librairies spécialisées.
C`est le premier d`une série de quatre sur toutes les étapes de la conduite de projet. le deuxième sera consacré au cahier des charges technique, le troisième aux tests et à la validation et enfin le dernier au plan stratégique et au portefeuille de projets. Ces ouvrages concernent tous types de projets (Service, organisation, Informatique...).
Est-ce que ça veux dire que rester 20 à 30 ans dans la même société soit un manque de flexibilité ?
Pas du tout il ne s'agit pas de la structure juridique mais bien de la capacité et de la volonté de connaître de nombreux univers, ce qui peut être possible dans une même société mais de grande taille.
En termes de gestion des compétences, quelle est votre vision : l'auberge espagnole (chacun trouve dans l'entreprise ce qu'il y amène) ou la corne d'abondance (les salariés bénéficient d'une formation avantageuse qui les fait progresser) ?
L'intérêt mutuel est bien le développement des compétences que nous accompagnons avec un plan de formation important, par contre tout cela nécessite une volonté et un goût d'apprendre.
Hugues Marchat : Bonne soirée à tous. J'ai été très heureux d'échanger avec vous. A une prochaine fois. Hugues.
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Propos recueillis par Christophe COMMEAU, JDN Solutions |
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PARCOURS
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Hugues Marchat est
le directeur du cabinet de conseil EFII et le directeur du développement du groupe de formation et de conseil GERESO.
Il est aussi consultant
Conférencier au Conservatoire National des Arts et Métiers, en organisation d'entreprise et gestion de projets et Conférencier à l'Ecole Centrale de Paris en systèmes d'informations et en management de projets.
Il est l'auteur des ouvrages "Kit de conduite de projet" et "Chef de projet, votre Kit tout terrain" aux Editions d'organisation.
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