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Solutions. Pourquoi le choix de la solution SAP RH pour
vos traitements informatiques RH ?
Marc Eponville.
C'est avant tout un choix stratégique. Le groupe
a choisi de mettre en place l'ERP de l'éditeur
SAP et tout naturellement nous avons opté pour
le tout SAP qui passait par la mise en place de la solution
GRH de l'éditeur. Nous avons commencé
l'implémentation au début de l'année
1998 et le progiciel fonctionne dans l'ensemble des
filiales depuis le début de l'année 2000.
Pourquoi
rationaliser votre outil informatique RH ?
France Boissons s'est développé
très rapidement par croissance externe en rachetant
de nombreux entrepositaires indépendants. Au
cours de la seule année 1996, nos effectifs ont
doublé et cette année encore, France Boissons
a acquis 4 distributeurs indépendants. Chacune
de ces entreprises dispose de sa propre culture managériale,
de sa propre politique salariale, de ses habitudes de
rémunération et de ses contrats de retraite
et de prévoyance. Par ailleurs, nous conservons
ces sociétés sous forme d'entités
indépendantes, or le droit social ne permet pas
à une entreprise de changer de caisse de retraite,
à moins qu'il s'agisse d'une évolution
imposée par la convention collective. Au final
nous avons aujourd'hui 500 typologies de salariés
différentes que nous devions gérer sur
un outil unique. Pour les 4 postes de cadres de chaque
filiale, les choses sont plus simples car leur gestion
RH est homogène et centralisée au niveau
du groupe
Quelle
était la situation antérieure sur le plan
informatique ?
Chaque société utilisait
son propre logiciel de paye, le plus souvent sur des
mini-systèmes IBM et l'information n'était
centralisée que pour la gestion et le suivi des
carrières et rémunérations. La
remontée des informations issues du calcul de
paye se faisait par une simple connexion modem vers
l'AS/400 du siège.
Quelle
est l'architecture actuelle ?
Nous fonctionnons sur une architecture
client-serveur. Nous avons d'autre part un intranet
indépendant de notre outil SAP.
Disposez-vous
d'applications RH sur votre intranet ?
Pas encore, mais nous sommes en train
de travailler sur le sujet comme nous envisageons également
l'opportunité d'un changement de version de notre
solution SAP. Actuellement nous utilisons la version
4.5 B. Nous devons décider si nous attendons
d'évoluer vers la version 4.7 enterprise pour
automatiser certains traitements RH ou bien si nous
voulons développer en interne des applicatifs
workflow sur l'intranet. Nous envisageons par exemple
l'automatisation de process administratifs comme la
gestion des congés. La décision stratégique
est de savoir si nous utiliserons ou non le portail
SAP pour ces applications. Le choix dépendra
aussi de la position du groupe Heineken sur le sujet.
Actuellement le groupe utilise principalement SAP mais
pas le module RH.
Quelle
a été la hauteur de l'investissement pour
les RH ?
Nous avons acquis un package ERP global
et je ne connais pas le coût de la seule partie
RH.
Avez-vous
pu mesurer un ROI ?
Nous n'avons pas cherché à
mesurer un ROI précis, mais intuitivement le
gain de productivité est incontestable. Auparavant,
un responsable administratif et comptable pour une structure
de 100 personnes passait deux jours chaque mois pour
la saisie, les calculs et l'édition des payes.
Aujourd'hui nous avons diminué ce temps de moitié.
Par ailleurs dès qu'un taux évolue comme
le plafond de la sécurité sociale, nous
devions modifier chaque logiciel de chaque filiale avec
les risques d'erreurs induits. Aujourd'hui l'opération
nous prend 30 secondes.
Que
représentent les équipes RH chez France
Boissons ?
La DRH compte 9 personnes dont le DRH,
un responsable du développement RH et le responsable
des systèmes d'information que je suis. Le responsable
du développement pilote à la fois les
équipes en charge de la formation et du recrutement.
En
dehors de la paye, quels modules SAP utilisez-vous actuellement ?
Nous sommes en pleine période
de déploiement des fonctionnalités de
description de poste et d'évaluation des compétences.
Nous cherchons ainsi à développer la mobilité
interne chez France Boissons et à offrir à
la DRH une visibilité centrale sur les équipes.
Etes-vous
confrontés à des difficultés de
recrutement dans vos métiers ?
Nous avons effectivement des problèmes
pour recruter des chauffeurs livreurs qui représentent
un tiers de l'effectif du groupe. L'analyse de notre
pyramide des âges montre que nous allons être
confrontés très prochainement à
un problème démographique avec la nécessité
de renouveler ces équipes alors qu'il est difficile
de trouver du monde pour ce métier difficile.
L'outil de gestion des compétences nous permettra
de d'avoir une connaissance immédiate de ces
équipes et d'optimiser nos recrutements pour
ces profils.
Le
déploiement effectif est
programmé pour quand ?
L'application est prête techniquement dès
aujourd'hui et le déploiement dans toutes les
unités sera effectif au 1er janvier prochain.
Nous utilisions auparavant une autre application pour
ces opérations et nous avons cherché à
retrouver un mode de fonctionnement proche sur SAP.
N'est-il
pas délicat de partir d'un outil aussi standard
que SAP pour l'adapter à vos process RH
internes ?
C'est effectivement toujours assez délicat,
mais si nous avons encore des problèmes sur quelques
indicateurs, nous travaillons directement avec les équipes
de SAP pour adapter l'outil à nos besoins. Nous
n'avons pas recours aux services d'une SSII pour ces
opérations et nos équipes informatiques
internes travaillent directement avec SAP.
Vos
équipes itinérantes de commerciaux et
de chauffeurs-livreurs ont-elles accès à
l'intranet ?
Pas encore, mais nous étudions
la possibilité d'implanter dans les dépôts
des bornes d'accès à l'intranet. Nous
l'envisageons pour la mise en ligne des procédures
de demande de congés par exemple. Cela ne fonctionnera
que si le salarié trouve un intérêt
personnel dans l'utilisation de ces outils. Je pense
que nous devrions aboutir en 2003 sur ce projet.
Quels
sont vos autres projets RH pour l'année 2003
?
Je travaille sur la mise en place d'applications
workflow pour la gestion des notes de frais, d'abord
au niveau des 100 salariés du siège, puis
pour les 900 personnes des équipes commerciales.
Actuellement nous avons un processus papier à
la fois lourd et long, même s'il fonctionne très
bien. Nous allons également mettre en place un
portail manager pour permettre à nos cadres d'accéder
via l'intranet à l'ensemble des outils dont ils
ont besoin.
Quelle
est votre stratégie de conduite du changement
lorsque vous faites évoluer les méthodes
de travail et les outils ?
C'est une question fondamentale, car
nous savons par expérience que chaque fois que
vous introduisez une nouvelle méthode, un nouvel
outil, la première approche est toujours très
critique. Nous faisons donc un gros travail sur la formation,
l'information et sur la documentation. Pour l'environnement
SAP par exemple, nous avons mis en place une documentation
de procédure disponible sur l'Intranet et qui
permet chaque fois que nous achetons une nouvelle entreprise,
aux équipes de cette structure de s'auto-former
à l'outil.
Pour
terminer, quel usage faites-vous du web à titre
personnel ?
J'achète beaucoup de livre et
Dvd sur les sites Cdiscount et Amazon.
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