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| Versions |
| Banc
d'essai Mega Process version 5.3 (3): fonctions de démarche
qualité et support |
| (Vendredi 18 octobre
2002) |
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Chaque mois,
JDNet Solutions publie le test complet d'une solution
de gestion de processus, test réalisé par
BPMS.info (voir
la Fiche de synthèse).
Premier outil à s'inscrire dans ce cadre: Mega
Process 5.3 de Mega Systems.
Ventilé
suivant les grandes catégories de fonction des
outils de gestion de processus, le test s'attache à
déterminer l'adéquation de chaque fonctionnalité
avec ce que l'on est en droit d'attendre, propose une
note et une appréciation de la couverture fonctionnelle,
et évalue le poids relatif de la fonction étudiée.
Les tableaux suivants se
penchent plus particulièrement sur les fonctions
liées à la démarche qualité
et au support.
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Banc
d'essai des fonctions de démarche qualité
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Production
des procédures et modes opératoires
Appréciation*
L'utilisation de deux couleurs permet de distinguer
au
sein du document produit les données figées (propres
au modèle de document) des données
variables (propres à la procédure et provenant
de la base de
données).
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Sous-catégorie
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Poids
relatif
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Note
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Référentiel Qualité
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4
/ 5
|
5
/ 5
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Descriptif
fonctionnel attendu
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Descriptif
de l'outil testé
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| Production
aisée, à partir des processus décrits au sein du
référentiel, de procédures aux normes ISO version
2000. Ces procédures doivent comporter une partie
graphique et une partie textuelle détaillée . Elle
doivent mettre en évidence le circuit d'approbation
et le statut (approuvé, applicable,
). Les documents
produits doivent être clairs et agréables à lire
afin de faciliter leur diffusion effective. |
La
procédure détaille l'ensemble des actions à effectuer
suite à la réception d'un événement (message) particulier.
MEGA distingue 3 classes de procédures : procédures
d'exploitation, d'urgence et procédures exceptionnelles.
Les procédures sont représentées par des logigrammes,
à l'instar des processus. A partir du modèle, génération
automatique d'une procédure au format Word qui,
après avoir listé les acteurs, reprend le logigramme
et détaille ensuite, pour chaque objet, les commentaires
saisis. Les procédures font apparaître le responsable,
la fréquence ainsi que les dates de début et de
fin de validité. |
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Gestion
des documents Qualité
Appréciation*
MEGA Process couvre parfaitement ce point.
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Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
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Référentiel Qualité
|
4
/ 5
|
5
/ 5
|
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Descriptif
fonctionnel attendu
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Descriptif
de l'outil testé
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| Historisation
des versions. Gestion des dates de rédaction, d'application.
Gestion des acteurs du circuit de diffusion (rédacteur
/ vérificateur / approbateur / lecteur). |
Définition
de la fréquence des procédures. Rattachement à un
acteur approbateur et à d'autres acteurs pour diffusion.
L'approbation de la procédure modifie automatique
son indice. Possibilité de renseigner des caractéristiques
propres à la démarche Qualité ou de mettre en correspondance
les processus / procédures avec les thèmes du manuel
Qualité (prédéfinis dans l'outil). |
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Gestion
des indicateurs Qualité
Appréciation*
Les attributs permettant de préciser objectifs
et indicateurs
sont limités.
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Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
|
Référentiel Qualité
|
3
/ 5
|
3
/ 5
|
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Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
| Mise
en évidence des indicateurs Qualité au sein de la
représentation des processus. Déclinaison des contrôles
par type (qualité, client, environnement,
) Définition
des objectifs. |
Possibilité
de rattacher à un processus un ou plusieurs objectifs.
Pour chaque objectif, on définit un ou plusieurs
indicateurs ainsi que le responsable de l'atteinte
de l'objectif. Indication des règles de gestion
propres au traitement (notion de contrainte). |
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Cartographie
des processus
Appréciation*
Satisfaisant..
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
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Référentiel Qualité
|
5
/ 5
|
5
/ 5
|
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Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
| Capacité
à présenter de manière synthétique l'ensemble des
processus clés de l'entreprise ainsi que les interfaces
entre ceux ci et les intevenants extérieurs clés
(client / fournisseur,
). Ce type de cartographie
est requise par la version 2000 des normes ISO. |
La
carte des processus répond tout à fait à cet objectif. |
*de
la couverture fonctionnelle
|
Banc
d'essai des fonctions de support de Mega Process
5.3
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Fonctions
de recherche
Appréciation*
Satisfaisant
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
|
Fonctions de recherche
|
3
/ 5
|
5
/ 5
|
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
| Recherche
d'un objet du référentiel à partir de ses caractéristiques.
Recherche des processus concernés à partir d'un
élément de l'organisation. |
A
partir du modèle, accès à une fonction de recherche
en ligne permettant de définir la recherche pas
à pas. |
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Fourniture
de contenus types
Appréciation*
Les modèles proposés sont assez simples et
montrent mal comment traiter des flux complexes.
Pas d'exemples sectoriels même en option.
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Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
|
Fourniture de Contenu référence
|
3
/ 5
|
1
/ 5
|
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
| Fournitures
d'exemples types de modèles. Fourniture de processus
référence (best practices) pour un secteur donné. |
L'outil
est fourni avec une base exemple simplifiée. |
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Existence
de rapports standards
Appréciation*
L'outil retenu pour les rapports (Word) permet
de les adapter facilement.
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
|
Rapports d'analyse
|
4
/ 5
|
5
/ 5
|
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
| Mise
à disposition de rapports standards permettant d'analyser
les données du référentiel. |
L'outil
est fourni avec de nombreux rapports types au format
Word parmi lesquels : les composants du Manuel Qualité,
fiches de poste, matrices acteurs / processus, procédure,
mode opératoire, architecture technique... |
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Assistant
à la création de rapport
Appréciation*
Sans requérir de capacités de programmation,
l'utilisation de l'outil nécessite cependant de
maîtriser la
syntaxe des requêtes
(proche du SQL).
Un outil qui peut cependant
être utilisé par
des utilisateurs
non informaticiens.
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Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
|
Rapports d'analyse
|
3
/ 5
|
4
/ 5
|
|
Descriptif
fonctionnel attendu
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Descriptif
de l'outil testé
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| Possibilité
de créer des rapports personnalisés avec l'aide
d'un assistant. Cet outil doit permettre la création
de rapports personnalisés sous divers format (traitement
de texte, PDF, HTML) sans connaissances techniques
particulières autres que le contenu des données
du référentiel. |
Les
rapports sont réalisés au travers d'un langage d'interrogation
spécifique aux modèles entité-relations (ERQL),
disponibles avec MEGA Documentation. Un assistant
est fourni pour accéder aux différents éléments
du référentiel. |
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Aide
en ligne
Appréciation*
Aide en ligne bien structurée
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
|
Aide en ligne
|
4
/ 5
|
5
/ 5
|
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Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
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| Disponibilité
d'une aide en ligne détaillée au format Windows
ou HTML Capacité de l'aide en ligne à traiter tous
les sujets. Clarté des exemples présentés. Structure
du support d'aide en rapport avec celle de l'outil. |
Accès
à partir de l'outil à une aide en ligne au format
PDF. |
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Ergonomie
générale de l'outil
Appréciation*
Ergonomie relativement homogène et intuitive..
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Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
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|
Aide en ligne
|
3
/ 5
|
4
/ 5
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Descriptif
fonctionnel attendu
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Descriptif
de l'outil testé
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| Facilité
d'utilisation de l'outil : info bulles sur les icônes,
clarté des menus... |
L'espace
de travail se présente sous la forme d'un navigateur
sur la partie gauche qui permet d'accéder aux différents
dossiers (domaines, processus, procédures, acteurs)
d'une base et d'un bureau sur la partie droite qui
regroupe les principaux éléments sur lequel l'utilisateur
travaille. En particulier chaque processus est associé
à un dossier qui regroupe les différentes versions
et procédures. |
*de
la couverture fonctionnelle
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