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Le ruban fait office de nouvelle interface à la suite bureautique de Microsoft. Il vient remplacer idéalement les sous-menus parfois peu clair pour le néophyte d'Office en présentant directement une icône illustrée pour chaque fonction.
Autre nouveauté, avant d'appliquer un style quelconque, d'imprimer un document ou de mettre en place un graphique, une fonction de prévisualisation est systématiquement disponible.
Un mode zoom autorise l'utilisateur à voir très simplement l'ensemble des pages de son document sans passer par l'étape d'aperçu avant impression. Il peut également changer le mode (paysage ou portrait) depuis l'aperçu et voir directement les changements.
Dernière nouveauté générale, les formats de fichiers utilisés par Microsoft se basent désormais sur le standard XML. Il est donc possible de décomposer très simplement son document pour en aperçevoir les propriétés, les fonctions appliquées et les droits des utilisateurs. Attention cependant, ce format n'est pas Open Source à l'inverse de l'Open Document Format proposé par la suite bureautique concurrente OpenOffice.
En pratique, le gros avantage du nouveau format de fichier d'Office vient de la réduction de la taille des fichiers
qu'elle engendre. Les grands gagnants seront d'abord Excel et PowerPoint suivis, dans une moindre mesure, par Word. Ces applications voient fondre des fichiers de plusieurs méga-octets à seulement quelques centaines de kilo-octets. A noter que, malgré ce changement, Office assure une compatibilité ascendante jusqu'à la version d'Office 2000.
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